Come stampare etichette in Word, Pages e Google Documenti

Con il mondo che si muove senza carta, mi ritrovo a scrivere a mano cose sempre meno ogni giorno. Tuttavia, un posto in cui mi trovo ancora a scrivere tutto il tempo è quando creo le etichette, che si tratti di un'etichetta di spedizione, di un'etichetta di inventario o di un indirizzo su una lettera. Recentemente, ho deciso di acquistare una stampante per etichette, solo per scoprire che il software di stampa di etichette incluso era meno che stellare.

Fortunatamente, la maggior parte delle app di produttività ti consente di stampare etichette, risparmiando tempo e creando un pacchetto o una lettera dall'aspetto più professionale. In questo tutorial, ti mostrerò come stampare etichette in Word, Pages e Google Documenti. Copriremo due tipi di etichette: le etichette dei nomi e le etichette degli indirizzi.

Se hai bisogno di aiuto per creare le tue etichette in primo luogo, prova alcuni dei modelli di etichette eleganti su Envato Market.

Stampa di etichette con Word

La stampa delle etichette con Word può essere eseguita in due modi: tramite i tuoi Contatti o tramite un'applet chiamata Stampa unione che estrae le informazioni da un foglio di calcolo di Excel. In questo tutorial, ti mostrerò come fare entrambe le cose.

C'è un modello di etichetta pre-creato in Microsoft Word.

Innanzitutto, apri Word e apri la raccolta documenti di Word. Se la galleria non si apre automaticamente, vai File> Nuovo da modello ... dalla barra degli strumenti di Apple per aprirlo. Guarda verso il lato sinistro della galleria e clicca sul pulsante chiamato etichette. Quindi, guarda verso il centro dello schermo e seleziona il Creazione guidata etichetta pulsante e premere Continua.

Uso dei contatti per creare etichette

Uso della finestra Etichetta per modificare le etichette di indirizzo

Guarda verso la parte superiore del menu sotto il Indirizzo intestazione. Accanto alla casella di testo dell'indirizzo, vedrai a icona del libro di indirizzo viola. Fare clic su questo per essere portato a una schermata in cui è possibile selezionare i contatti per fare etichette di indirizzo per. Fai clic sul nome del tuo contatto per aggiungerlo all'elenco che può essere visualizzato all'interno della casella di testo della rubrica.

Nota: Se stai facendo etichette per l'indirizzo di ritorno, seleziona la casella per Usa il mio indirizzo per fare in modo che tutte le etichette sulla pagina abbiano il tuo nome e indirizzo. Questo è il modo più semplice per creare rapidamente un foglio con le etichette dei tuoi indirizzi di ritorno.

Ora che hai selezionato i tuoi contatti, puoi personalizzare l'etichetta usando il Font pulsante situato a destra del pulsante Contatti. Una volta che hai finito di personalizzare, guarda sotto Etichetta intestazione, scegliere il tipo di etichetta che si sta stampando e quindi utilizzare il Numero di etichette box per scegliere il numero di etichette che desideri stampare. Quando hai finito, premi il tasto ok pulsante per creare le tue etichette.

Utilizzo di Stampa unione per creare etichette

Formattazione di un documento Excel da utilizzare con Stampa unione. 

Per iniziare, crea un nuovo file Excel e usa la prima riga per nominare le colonne che stai utilizzando per raccogliere informazioni. Ad esempio, se stai creando etichette di indirizzi, dai il nome alle colonne "nome", "via", ecc. Sotto queste intestazioni di etichetta, inserisci le informazioni che desideri stampare sull'etichetta. Assicurati di mantenere tutte le etichette relative a un record sulla stessa riga.

Utilizzo di Stampa unione per trasformare i tuoi indirizzi in etichette.

Ora, guarda verso l'angolo in basso a sinistra della Creazione guidata etichetta e fai clic sul pulsante con l'etichetta Stampa unione. Viene visualizzata la finestra popup Stampa unione.

Creazione di etichette tramite Stampa unione.

Sotto la prima opzione in Stampa unione, fai clic sul pulsante con l'etichetta Creare nuovo. Dal menu a discesa, ti consigliamo di selezionare l'opzione etichettata etichette. Ti verrà quindi richiesto di scegliere il tipo di carta per etichette da stampare e il tipo di stampante su cui stamperai. Se non riesci a trovare la tua etichetta nell'elenco, guarda verso la parte inferiore del Opzioni di etichetta finestra e fare clic sul pulsante etichettato Nuova etichetta ... e inserisci le dimensioni della tua etichetta. Una volta selezionata l'etichetta, fai clic su ok pulsante posizionato verso l'angolo inferiore destro dello schermo.

Apertura del documento Excel in Stampa unione.

Guarda sotto l'opzione due nella finestra Stampa e fai clic sul pulsante con l'etichetta Ottieni lista. Dal menu a discesa, fare clic sull'opzione etichettata Apri origine dati. Verrà ora richiesto di aprire un file Excel. Scegli quello che hai appena creato.

Apri un altro documento all'interno della tua cartella di lavoro.

Apparirà una finestra pop-up che ti chiederà di sistemare i nomi delle colonne sul modo in cui desideri che vengano stampati sulle etichette. Puoi ordinare queste etichette cliccando sul loro nome dal Inserisci campo unione menu a discesa. Seleziona prima il campo che desideri avere in cima e impila il resto nel rispettivo ordine. Quando hai terminato di inserire questi campi, fai clic su ok pulsante per tornare alla finestra Stampa unione.

Filtraggio dei record per una facile stampa di etichette specifiche. 

La quarta opzione nella finestra Stampa unione consente di filtrare i destinatari. Ciò è utile se il documento Excel ha, per esempio, indirizzi da più stati. Se si desidera stampare solo etichette per Illinois, è possibile filtrare il campo di stato del documento Excel in modo da ottenere solo informazioni pari a "IL". Puoi farlo impostando il Confronto su "Uguale a"Opzione e quindi digitando" IL "nella casella Confronta in. Quando hai finito di scegliere i tuoi filtri, premi ok.

Ora, utilizza il passaggio cinque per visualizzare l'anteprima delle etichette. Al termine dell'anteprima, fai clic sul passaggio sei. Da qui, puoi scegliere di stampare le tue nuove etichette facendo clic sull'icona della stampante o puoi scegliere di visualizzare le nuove etichette in Word facendo clic sull'icona della carta.

Stampa di etichette con pagine

Mentre Pages ha un sacco di eccellenti modelli incorporati per biglietti da visita e lettere, Apple non ha incluso alcun modello per la stampa di etichette con il software. Tuttavia, Apple consente agli utenti di pagine di installare modelli di terze parti, e quelli di Avery hanno sviluppato alcuni modelli di etichette davvero fantastici che sono disponibili gratuitamente.

Se desideri creare un semplice tag-nome o un tag per etichettare le scatole, spesso mi ritrovo a utilizzare il modello ID Label ID Label. Quando stampo le etichette degli indirizzi per i pacchi di spedizione o l'invio di lettere, di solito utilizzo il modello Square Labels che è anche disponibile gratuitamente.

Sfortunatamente, al momento non esiste un modo per importare direttamente le informazioni da Numbers a Pages per la creazione dell'etichetta, quindi dovrai digitare le informazioni dell'etichetta a mano. Tuttavia, se crei etichette con un singolo indirizzo o etichette nome, questo probabilmente non sarà un problema troppo grande.

Installazione di modelli su pagine

Dopo aver scaricato il modello che desideri utilizzare per la stampa delle etichette, puoi semplicemente aprire il file scaricato, modificare il modello e stampare le etichette. Tuttavia, quando chiudi Pages o desideri creare un nuovo set di etichette, dovrai riaprire il file di pagine vuote scaricato dalla cartella Download in quanto non accessibili tramite il menu di avvio di Pages..

Salvataggio del layout Avery come modello. 

Aggiungere un modello Avery a iWork è sorprendentemente semplice. Tutto quello che devi fare è aprire il modello scaricato e guardare verso la barra degli strumenti di Apple. Da qui, vai a File> Salva come modello ...> Aggiungi a scelta modelli. Ora ti verrà richiesto di rinominare il tuo modello.

Ora, ogni volta che desideri creare un'etichetta in Pages, basta selezionare il modello da I miei modelli opzione nel selettore Modello pagine.

Stampa di etichette con Google Documenti

Google Documenti ha recentemente aggiunto la possibilità di stampare etichette con l'aggiunta di componenti aggiuntivi. I componenti aggiuntivi di Google Documenti sono creati da sviluppatori di terze parti per fare in modo che Google Documenti faccia di più. Consideralo come un App Store di tipo per la suite di produttività basata sul web.

Aggiunta di un componente aggiuntivo in Google Documenti.

Per stampare etichette all'interno di Google Documenti, devi prima aggiungere il componente aggiuntivo Avery Label Merge a Google Documenti. Per fare ciò, crea un nuovo documento in Google Documenti e guarda verso la parte superiore della finestra. Dovresti vedere un pulsante con l'etichetta Componenti aggiuntivi verso la parte superiore della finestra. Dal menu a discesa, fare clic sul pulsante con l'etichetta Ottieni componenti aggiuntivi ...

Installazione del componente aggiuntivo Avery Label Merge.

Dalla finestra del componente aggiuntivo, utilizzare la barra di ricerca situata nell'angolo in alto a destra della finestra per cercare il Avery Label Merge Aggiungi su. Una volta trovato il componente aggiuntivo, installalo facendo clic sul Aggiungi pulsante che si trova verso l'angolo in alto a destra dello schermo.

Creare un foglio Google, formattato per le etichette degli indirizzi.

Ora, utilizza Google Documenti per creare un nuovo foglio di lavoro utilizzando Fogli Google. Questo foglio di lavoro ti consente di inserire tutte le informazioni che desideri utilizzare nelle tue etichette. Utilizza la prima riga di ciascun foglio di lavoro come etichette per le colonne. Quindi, se stai creando etichette di indirizzi, dovresti etichettare una colonna "nome", "via", ecc. Dopo aver etichettato queste colonne, inserisci le informazioni corrispondenti che desideri stampare sulle etichette sotto ogni etichetta. Ricorda che ogni riga ha una propria etichetta, quindi salta a una nuova riga per ogni nuova etichetta. 

 Selezionare da quale foglio di calcolo estrarre le informazioni.

Ora, torna al tuo nuovo documento e fai clic su Componenti aggiuntivi etichetta. Passa il mouse sopra l'opzione etichettata Avery Label Merge e fare clic su Nuova fusione. Dalla finestra popup, seleziona il tipo di etichetta che desideri creare: un'etichetta di indirizzo o un'etichetta di nome. Ti verrà quindi richiesto di selezionare il tipo di etichetta Avery su cui stampare, quindi ti verrà chiesto di selezionare quale foglio di calcolo desideri che il componente aggiuntivo Avery utilizzi per estrarre le informazioni. Scegli il foglio di calcolo che hai appena creato e premi il tasto Selezionare pulsante posizionato verso l'angolo inferiore sinistro della finestra.

Scegli il prodotto con etichetta Avery che stai utilizzando.

Guarda verso l'angolo destro del tuo documento Google sotto la casella di gestione etichetta Avery. Da qui, vedrai un elenco dei nomi delle tue colonne nel foglio appena creato. Seleziona le colonne vorresti includere nel tuo documento facendo clic su di essi. Quindi, guarda verso la parte inferiore della finestra accanto all'intestazione etichettata Righe e assicurati di unire le informazioni dalle righe corrette dal foglio.

Organizzazione delle informazioni nell'etichetta.

Dopo aver verificato che tutte le informazioni inserite siano corrette, guarda verso il centro del tuo documento Google. Dovresti vedere una casella di testo a forma di etichetta quadrata con i nomi delle tue colonne tra parentesi quadre. Disporre questi nomi intorno all'etichetta come se si desidera che vengano stampati.

Ora sei pronto per creare le tue etichette. Guarda nella parte inferiore della casella Gestione etichette Avery e fai clic sul pulsante con l'etichetta fondersi. Ti verrà quindi richiesto di visualizzare le tue etichette in un nuovo documento Google in cui è possibile stampare le etichette.

Questo è tutto! Divertiti con etichette di stampa.

E questo è tutto quello che c'è da fare, ora puoi stampare etichette nella maggior parte delle suite di produttività più importanti. Questo dovrebbe riguardare la maggior parte delle etichette standard, dal momento che anche le etichette di marca non-Avery utilizzano in genere le stesse dimensioni, quindi è possibile utilizzare questi stessi strumenti per stampare anche su di esse. Se riscontri dei problemi nel creare etichette o hai altri suggerimenti da condividere, saremo lieti di ascoltarli nei commenti qui sotto!