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Incredibilmente, milioni di fax vengono ancora inviati e ricevuti in tutto il mondo ogni anno. A differenza dei formati obsoleti come cassette, nastri VHS e dischetti, l'apparecchio fax si rifiuta di andare via e rimane un servizio che alcune aziende devono ancora avere. In questo tutorial vedremo come utilizzare il Mac per inviare e ricevere fax e trovare alternative adeguate!
La macchina fax (fax) come sappiamo è nata nel 1964 ed è stata sviluppata da Xerox. Raffinato nel 1966, era una meraviglia tecnologica. Utilizzando il tradizionale sistema telefonico è possibile inviare una copia di un documento in qualsiasi parte del mondo a un altro apparecchio fax. Prima di allora, se avevi bisogno di un documento legale o di un contratto per l'invio in un altro paese, dovevi postarlo.
Col passare del tempo, l'apparecchio fax divenne indispensabile e per molte aziende era necessario quanto un telefono. Tuttavia, durante la fine degli anni '90, con l'avvento della connettività Internet economica e accessibile, abbinata a scanner di e-mail e computer per meno di $ 50, l'utilità del telefax iniziò il suo declino.
Prima di allora, se avevi bisogno di un documento legale o di un contratto per l'invio in un altro paese, dovevi postarlo.
L'apparecchio fax funziona esattamente come un telefono. Digitare un numero e premere "comporre". Finché il numero di ricezione ha un apparecchio fax, verrà prelevato e il documento che è necessario inviare inizierà ad alimentare il tuo fax. Se devi inviare circa 20 pagine di un documento, preparati a stare lì per un molto molto tempo a contemplare l'universo e tutto ciò che contiene mentre si alimenta pagina dopo pagina. Potresti avere un apparecchio fax con uno di quei titolari per inserire più documenti, ma se li hai mai usati, saprai che non appena volterai le spalle, il facsimile decide che vorrebbe tutti le pagine contemporaneamente.
Molte aziende gestiscono una linea telefonica dedicata solo per fax. A seconda delle dimensioni della tua attività, questo si è rivelato piuttosto costoso se non ne avevi bisogno quotidianamente. Inoltre, se si effettua la chiamata a livello internazionale, è probabile che sia necessario sottoscrivere una seconda ipoteca prima che tutte le pagine siano state inviate.
Ci sono pochissimi motivi per cui è necessario un apparecchio fax, ma possono essere molto importanti. Ci sono ancora un sacco di studi legali là fuori che usano i loro computer solo per la digitazione. Un documento fax viene trattato come una fotocopia di un documento originale dalla maggior parte degli studi legali. A seconda delle circostanze legali, un documento scansionato che è stato inviato via email può avere l'argomento contro di esso che potrebbe essere stato manomesso (ti darò un minuto per pensare perché non è più probabile di un documento fax manomesso).
Un documento fax viene trattato come una fotocopia di un documento originale dalla maggior parte degli studi legali ...
Alcune aziende più piccole sono in giro da molto tempo e non hanno necessariamente il budget per continuare a investire in nuove attrezzature. Dato che il fax è in giro da così tanto tempo, è probabile che molte aziende che si occupano l'una dell'altra siano diventate così abituate alla tecnologia da non essere viste come un problema. L'invio di ordini di forniture, la conferma di fatture e un centinaio di altri compiti simili vengono tuttora eseguiti via fax per molte piccole imprese di lunga data. Come dice il proverbio: "Se non è rotto, non aggiustarlo".
Descriverò alcuni metodi diversi di invio di fax con un Mac prima di discutere le alternative per le aziende appena agli inizi.
Sì, l'e-mail fornisce tutte le funzionalità del fax senza alcun costo o limitazione. Puoi inviare un documento di 20 pagine in pochi secondi, completo di foto a colori e persino allegare audio e video. La maggior parte delle persone e delle aziende ha e-mail. Tutte le aziende che non operano almeno una sorta di comunicazione online si troveranno in tempi più difficili in quanto il resto del mondo diventa sempre più connesso.
Fino a Mac OS X 10.6 Snow Leopard, Apple aveva prodotto un modem USB disponibile dal 2005. Prima del 2005, Apple includeva un modem 56k in tutti i suoi modelli Mac. Con l'introduzione della banda larga e il suo alto livello di adozione, Apple ha rimosso il modem ma lo ha reso disponibile come accessorio opzionale.
Se hai Mac OS X fino a Snow Leopard o meno, puoi collegare il modem USB al tuo Mac e iniziare immediatamente a utilizzare le funzioni fax. Per inviare un documento via fax:
Questo è tutto, abbastanza semplice!
Ma c'è un lato negativo, Apple ha interrotto il modem alcuni anni fa e OS X Lion e Mountain Lion non supportano il modem. C'erano soluzioni alternative per Lion ma non è possibile a Mountain Lion. Se stai eseguendo Lion o versioni successive e / o non hai il modem USB Apple, continua a leggere!
I produttori di stampanti come HP e Epson hanno stampanti multifunzione per ufficio. Oltre alla scansione e alla copia, alcuni modelli includono funzionalità fax integrate. Modelli come HP M1212 (nella foto sotto) sono in grado di scansionare, stampare, copiare e inviare fax. È un fax autonomo, ma collegato al tuo Mac, puoi anche inviare e ricevere fax direttamente sul tuo computer.
I vantaggi rispetto a un normale apparecchio fax significano molto meno sprechi di carta in quanto il documento che è necessario inviare via fax può essere inviato direttamente dal computer alla stampante multifunzione, che lo invierà al ricevitore. Inoltre, i fax possono essere ricevuti direttamente sul Mac anziché stampati. Se hai un documento firmato che devi inviare, la stampante multifunzione può ancora inviare fax nel modo tradizionale.
Il rovescio della medaglia è che è ancora un apparecchio fax autonomo. Richiede ancora una linea telefonica dedicata (e le spese dei costi di chiamata) a meno che non siate disposti a condividere la linea principale con essa e gestire di conseguenza.
Ci sono un certo numero di aziende che offrono un servizio fax-to-mail. Un popolare fornitore popolare che offre questo servizio è eFax. Questi servizi differiscono in quanto non si inviano e si ricevono fax nel senso tradizionale, li si invia tramite e-mail. Quindi come funziona? Pensa a eFax come Skype per i fax. Di solito c'è un costo del servizio che può iniziare da circa $ 10 al mese.
Ricezione di un fax
Quando ti iscrivi a un servizio come eFax, sei in grado di selezionare un numero di telefono nel paese in cui ti trovi. Quando qualcuno ti vuole inviare un fax, lo invia a quel numero e ... lo ricevi via email come PDF! Ciò significa non sprecare carta e disporre di una copia digitale istantanea. Quella copia digitale sarà sul tuo Mac e nel cloud.
Invio di un fax
L'invio di un fax equivale a inviare un'email a qualcuno. Basta creare un nuovo messaggio e-mail e allegare il documento che si desidera inviare via fax (che si tratti di un documento Word o PDF) e quindi inviarlo a un indirizzo e-mail specifico. Poiché i servizi come eFax funzionano solo con un certo numero di documenti, ho intenzione di mostrarti come assicurarti di poter inviare qualunque tipo di documento come fax.
Apri il documento che desideri inviare via fax. Questo può essere qualsiasi cosa che verrebbe stampata. Ricorda che la qualità del fax è veramente bassa, quindi non tentare di inviare foto! Il testo normale con la grafica occasionale lo farà.
Clic Stampare per far apparire la finestra di anteprima di stampa.
Ora abbiamo la nostra e-mail pronta per andare, dobbiamo inviarlo. Supponiamo che il numero di telefono a cui voglio inviarlo sia (212) 555-5555. Con il prefisso internazionale degli Stati Uniti che è +1, entriamo [email protected]. Assicurati di inviarlo da un indirizzo e-mail che hai registrato con eFax e il fax verrà inviato immediatamente. Non preoccuparti se il numero del destinatario è occupato, eFax continuerà a provare fino a quando non viene inviato.
Mancia: Per i destinatari di fax eFax frequenti, aggiungi il loro indirizzo email fax ai Contatti per un accesso rapido senza dover ricordare il loro numero!
Fax in movimento
Una caratteristica piuttosto impressionante di un servizio fax-a-mail è che se hai impostato il tuo account e-mail sul tuo iPhone o iPad, puoi inviare e ricevere fax anche da esso. Se sei fuori per lavoro e stai aspettando un fax, sarai comunque in grado di riceverli. Allo stesso modo, se hai un documento PDF o Word che devi inviare come fax, non devi sperare che qualcuno sia in ufficio.
Mentre probabilmente ti stai chiedendo se valga veramente la pena iscriversi a un servizio che potresti utilizzare alcune volte all'anno, ci sono servizi gratuiti disponibili per consentire a persone e aziende di ricevere fax via email. Alcuni di questi servizi sono Fax gratuiti via e-mail, Wonderfax e Faxtastic.
Questi servizi ti forniranno un numero di telefono gratuito che ti consentirà di ricevere fax via email. Funzionano facendo pagare prezzi più alti per coloro che effettuano la chiamata fax e richiedono di fare uso del loro servizio almeno una volta ogni 90 giorni. Le aziende che non hanno bisogno di fax ma richiedono (o hanno alcuni contatti che devono) inviare documenti via fax, ne vale la pena. Tuttavia, se trovi che stai ricevendo un fax, forse una o due volte all'anno, potrebbe non valerne la pena.
Per la maggior parte delle persone e delle aziende, l'alternativa al fax è posta elettronica, senza domande. È gratuito, facilmente accessibile e non ha nessuna delle limitazioni che l'invio di fax ha. Se è possibile digitalizzare la maggior parte del processo possibile e (ove disponibile) utilizzare metodi alternativi, aiuterà a spostare il mondo degli uffici!
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