Addomestica la posta in arrivo di Outlook con sottocartelle, regole e filtri

Ottenere un'inondazione di e-mail non deve essere un incubo! Invece, le app che usi per leggere e inviare le tue e-mail dovrebbero essere in grado di aiutarti a organizzarle e ordinarle automaticamente. Abbiamo già esaminato come tenere sotto controllo la posta in arrivo di Gmail, ma nel mondo degli affari Outlook è una delle applicazioni di posta elettronica più comuni. Ha anche una serie di strumenti per mantenere la tua casella di posta pulita e altro ancora.

In Outlook, puoi facilmente trovare e raggruppare i messaggi se li fascicoli in sottocartelle e puoi persino fare in modo che Outlook esegua automaticamente l'ordinamento. Un'altra opzione consiste nell'applicare una formattazione che si distingue dai messaggi importanti, con o senza sottocartelle.

In questo tutorial, ti mostrerò come utilizzare questi strumenti e altro per mantenere automaticamente la posta in arrivo di Outlook pulita e focalizzata sui messaggi di posta elettronica che ti interessano davvero.

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Puoi seguire questo tutorial usando i tuoi account e-mail che hai già configurato nelle versioni recenti di Outlook per Windows o Mac. Alcune delle tecniche funzionano allo stesso modo nelle edizioni Windows e Mac, ma l'edizione 2013 di Outlook per Windows ha alcune funzionalità aggiuntive per semplificare l'organizzazione della tua posta elettronica. Ma una volta che hai impostato tutto, entrambe le edizioni funzionano bene.

Creare sottocartelle

Le sottocartelle sono la chiave per rimanere organizzati in Outlook e puoi avere sottocartelle di qualsiasi delle tue cartelle principali: per e-mail, calendari, contatti e altro. La creazione di una sottocartella richiede solo pochi clic nella versione Windows o Mac.

Nell'elenco delle cartelle sul lato sinistro, fare clic con il tasto destro del mouse su Posta in arrivo, quindi selezionare Nuova cartella dal menu a comparsa.

Fare clic con il tasto destro del mouse su una cartella per creare una sottocartella al suo interno

Digita un nome, quindi premi accedere. La nuova cartella verrà elencata sotto la Posta in arrivo.

Le sottocartelle sono nidificate all'interno delle cartelle principali

Ora puoi trascinare tutti i messaggi che vuoi nella nuova cartella.

Puoi trascinare i messaggi in sottocartelle

Mancia: per selezionare più messaggi da trascinare, Ctrl-click quelli singoli o seleziona un gruppo in fila facendo clic sul primo desiderato, quindi Shift-click l'ultimo.

Dopo averlo trascinato, il messaggio verrà rimosso dalla Posta in arrivo e, se fai clic sulla sottocartella, vedrai il messaggio al suo interno. Hai trascinato per errore quello sbagliato? Nessun problema! Trascinalo di nuovo, di nuovo.

Inoltre, se preferisci copiare il messaggio piuttosto che spostarlo, tieni premuto il tasto Ctrl mentre trascini.

E se in seguito decidi di non volere quella sottocartella, puoi fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare Elimina cartella dal menu a comparsa. Anche tutti i messaggi nella cartella verranno eliminati.

Spostare un messaggio usando un Quick Step o il Move Button

Altri due modi di spostare manualmente i messaggi sono la funzione Quick Step (solo Windows) o il pulsante Move sulla barra multifunzione di entrambe le versioni Windows e Mac. Un Quick Step è un po 'come una macro, e ce ne sono alcuni che sono già pronti con Outlook. In questo caso, dobbiamo creare il nostro per la nuova cartella.

Creazione e utilizzo di Quick Step (solo Windows)

Per prima cosa, creiamo un passaggio rapido: seleziona un messaggio che vuoi spostare, quindi fai clic su Freccia in giù nell'angolo in basso a destra della casella Passaggi rapidi.

Fai clic sulla freccia in giù nella casella Passaggi rapidi per creare un nuovo passaggio

Dalla casella a discesa, selezionare Nuovo passaggio rapido, poi Sposta nella cartella.

Nella finestra di dialogo che appare, dai un nome significativo, scegli la cartella in cui vuoi spostare gli oggetti, quindi contrassegna i messaggi come letti. Quindi fare clic finire.

Nella finestra di dialogo di impostazione Quick Step, scegli in quale cartella spostare i messaggi

Per usarlo, seleziona un messaggio, quindi fai clic sul Quick Step appena creato.

I passaggi rapidi creati verranno visualizzati nella casella della scheda Home

Ciò sposta il messaggio, allo stesso modo come se lo avessi trascinato.

Il pulsante Sposta (Windows e Mac)

Accanto al gruppo Quick Step sulla barra multifunzione c'è il pulsante Sposta. Quando crei cartelle o muovi messaggi, di solito indovina che vorrai farlo di nuovo. È come un Quick Step che viene creato automaticamente, ma richiede un paio di clic extra da utilizzare.

Seleziona un messaggio, fai clic su Mossa pulsante, quindi dal menu, scegliere la cartella dall'elenco. Se la cartella che desideri non è elencata, scegli Altra cartella. È possibile selezionare la cartella desiderata da un elenco di cartelle.

Il pulsante Sposta ha alcuni modi simili per spostare i messaggi

Anche se funziona, penso che ci vogliano troppi passi. C'è un modo molto migliore.

Creazione di regole per spostare automaticamente i messaggi

Se ricevi molti messaggi, può essere facile perdere alcuni di quelli che vuoi inserire nelle sottocartelle. Fortunatamente, la funzione Regole può farlo per te, quando arrivano i messaggi. È possibile creare regole per spostare i messaggi in base a chi è il mittente, quale è la riga dell'oggetto, se si è nel campo A o CC e molti altri criteri. Come parte della creazione di una regola, puoi creare una sottocartella, quindi non devi nemmeno farlo in anticipo.

Creazione di una regola da un messaggio che hai già spostato (solo Windows)

Nella versione Windows, se trascini manualmente un messaggio in una sottocartella, Outlook può creare una regola per farlo di nuovo, automaticamente.

Trascina un messaggio in una sottocartella che hai creato. Sulla barra multifunzione, fare clic su Regole pulsante, e notare le prime due scelte:

Il pulsante Regole presenta metodi semplici e avanzati di definizione delle regole

Se si seleziona Sposta sempre messaggi da ... Outlook sposta sempre i messaggi da quel mittente nella sottocartella attualmente selezionata.

Se si sceglie Crea regola, visualizzerai una finestra di dialogo in cui puoi scegliere altre impostazioni, ad esempio se spostare i messaggi in base al nome del mittente, all'oggetto del messaggio, a chi è stato inviato e altro.

Nella finestra di dialogo Crea regola, puoi contrassegnare i messaggi in base a mittente, oggetto e destinatario

Scegli le impostazioni che vuoi, quindi fai clic ok.

La Creazione guidata Regole ti dà ancora più controllo. Diamo un'occhiata a come creare una regola in Windows.

Creazione di una regola mediante la Creazione guidata regole in Windows

La Creazione guidata Regole presenta molte più condizioni per l'ordinamento dei messaggi e consente inoltre di specificare eccezioni alle regole.

Esistono due modi per visualizzare la procedura guidata. Nella finestra di dialogo Crea regola (vedi cattura dello schermo, sopra), puoi fare clic su Opzioni avanzate pulsante. Un altro modo è quello di fare clic su Regole pulsante e selezionare Gestisci regole e avvisi dal menu a discesa.

Pensa a una serie di messaggi che ricevi spesso, come una newsletter particolare, che ha sempre alcune parole coerenti nella riga dell'oggetto. Sposteremo i messaggi basandoci su quelle parole. tu non devi selezionare uno dei messaggi per creare questa regola. Non hai nemmeno bisogno di nessuno di questi nella tua casella di posta. Outlook li afferra quando arrivano.

Nella finestra di dialogo Regole e avvisi, fare clic su Nuova regola, in cima.

Apri la procedura guidata delle regole facendo clic sul pulsante Nuova regola

Questo mostra più regole pre-fatte che puoi applicare.

La Creazione guidata Regole include regole predefinite, oppure puoi selezionarne una vuota e crearne una da zero

Per accedere alla stessa parte della finestra di dialogo facendo clic sul pulsante Avanzate in alto, scegli la penultima opzione: Applica la regola sui messaggi che ricevo. Quindi fare clic Il prossimo, sul fondo. Questo mostra il passaggio 1 del wizard.

Seleziona la casella per parole specifiche nell'oggetto o nel corpo. Nella parte inferiore della finestra di dialogo, fare clic sul collegamento ipertestuale per parole specifiche.

Quando si sceglie un'opzione nella parte superiore della finestra di dialogo, ci sarà un link per fare clic in basso

Nella finestra di dialogo Cerca testo che appare, digita le parole che vuoi segnalare, quindi fai clic su Inserisci per aggiungerli all'elenco di ricerca. Se aggiungi più elementi, Outlook catturerà solo i messaggi tutti degli articoli sono presenti. Clic ok Al termine.

Se aggiungi più di una parola o frase, devono essere tutte presenti affinché il messaggio venga contrassegnato

Clic Il prossimo, e deciderete cosa fare con i messaggi che vengono contrassegnati.

In alto, seleziona la casella per spostalo nella cartella specificata. Nella parte inferiore della finestra di dialogo, fare clic sul collegamento ipertestuale per specificato.

Ci sono molte azioni disponibili e puoi sceglierne alcune, se vuoi

Nell'albero delle cartelle visualizzato, fai roteare la Posta in arrivo, quindi seleziona la sottocartella in cui desideri spostare questi messaggi.

Puoi avere la regola di spostare un messaggio in qualsiasi cartella

Clic ok, quindi fare clic Il prossimo decidere se si desidera eccezioni alla regola. Fai le scelte qui nello stesso modo in cui hai fatto nei due passaggi precedenti. Naturalmente, non devi scegliere eccezioni se non vuoi. Quindi fare clic Il prossimo per andare all'ultimo passo.

Dare alla regola un nome significativo (puoi mantenere quello suggerito). Se scegli il Esegui questa regola ora ... opzione, Outlook elaborerà tutti i messaggi attualmente nella Posta in arrivo che soddisfano i criteri. L'opzione per Attiva questa regola ti permetterà di disabilitare e abilitare la regola in qualsiasi momento.

È possibile eseguire immediatamente una nuova regola o attendere l'arrivo di nuovi messaggi

Clic finire. La regola che hai creato verrà ora elencata nella casella Regole e avvisi, e puoi disabilitare abilitare le regole qui, senza dover modificare la regola. Per modificare la regola in un secondo momento, fare doppio clic su di essa o selezionarla, quindi fare clic su Cambia regola.

Clic Applicare, quindi fare clic ok. La prossima volta che ricevi un messaggio che soddisfa i tuoi criteri, Outlook lo sposta automaticamente nella sottocartella che hai scelto. La sottocartella sarà in grassetto, indicando che ci sono messaggi non letti e il numero su di esso indica quanti ce ne sono.

Quando arrivano nuovi messaggi e vengono ordinati, Outlook li indicherà

Creazione di una regola su Mac

L'edizione per Mac di Outlook non ha tanti dettagli per la creazione di regole, ma probabilmente ha ciò di cui hai bisogno, comunque.

Su entrambi Casa scheda o Organizzare scheda sulla barra multifunzione, fare clic su Regole pulsante, quindi scegliere Modifica regole.

Su Mac, il pulsante Regole si trova nelle schede Home e Organizza

Sul lato sinistro della finestra di dialogo che appare, seleziona il tipo di account che stai utilizzando, quindi fai clic sul segno più in basso.

Nella casella Regole, scegli il tipo di servizio che stai utilizzando, quindi fai clic sul segno Più per creare una nuova regola

Scegli le impostazioni che vuoi, quindi fai clic su OK. Nota che una delle opzioni della versione Mac è che Windows non è che puoi scegliere come gestire più condizioni.

Nella versione Mac, una regola può contrassegnare un messaggio quando soddisfa tutte o solo alcune delle condizioni specificate

Filtro dei messaggi (solo Windows)

Nell'edizione di Windows, se non si desidera gestire le sottocartelle e le regole, è possibile che Outlook modifichi invece la formattazione delle intestazioni dei messaggi. Nelle versioni del 2007 e precedenti, è possibile farlo con pochi clic in cima all'elenco dei messaggi, ma a partire dalla versione 2010, è necessario passare attraverso alcuni cicli. E questa funzionalità non esiste affatto nell'edizione Mac.

Seleziona un messaggio da un mittente che vuoi segnalare. Vai al vista scheda sulla barra multifunzione, fare clic su Visualizza le impostazioni pulsante a sinistra, quindi fare clic su Formattazione condizionale pulsante nella finestra di dialogo che appare.

Per creare un formato personalizzato per le intestazioni dei messaggi, utilizzare la finestra di dialogo Impostazioni vista

Nella finestra di dialogo Formattazione condizionale, fare clic su Inserisci, digitare un nome per la regola (notare che viene immediatamente inserito nella parte inferiore dell'elenco), quindi fare clic su Condizione scegliere i criteri.

Inserisci qualsiasi criterio tu voglia, come il nome o l'indirizzo e-mail del mittente. Più criteri specifichi, più ristretta sarà la ricerca.

La finestra di dialogo Filtro ha tre schede di opzioni e puoi impostarne quante o quante vuoi

Fare clic su OK per tornare alla finestra di dialogo precedente, quindi fare clic su Carattere per scegliere la formattazione per le intestazioni dei messaggi che vengono contrassegnate.

Puoi formattare le intestazioni dei messaggi con qualsiasi carattere sul tuo computer

Imposta le opzioni desiderate, quindi fai clic su ok tre volte per confermare le finestre di dialogo e tornare alla finestra principale di Outlook.

I messaggi che contengono i criteri specificati ora hanno la formattazione univoca.

Esempio di intestazione di un messaggio con un formato personalizzato

Conclusione

Outlook ha ottime funzionalità per l'ordinamento e l'organizzazione della posta, sebbene alcune delle caratteristiche siano difficili da trovare. Puoi anche utilizzare una qualsiasi di queste tecniche per organizzare la posta che invii. Ad esempio, potresti desiderare una cartella che contenga tutti i messaggi che invii con le proposte di vendita o tutti i messaggi che invii al tuo capo. È inoltre possibile nidificare sottocartelle e utilizzare le relative regole. In questo modo, potresti creare una cartella Client, quindi creare singole sottocartelle al suo interno, una per ogni client.

Se hai altri suggerimenti per mantenere organizzati i tuoi messaggi di posta Outlook o hai problemi a creare filtri di Outlook, faccelo sapere nei commenti qui sotto e saremo lieti di aiutarti!