La guida definitiva di OmniFocus 2

Le applicazioni di gestione delle attività più avanzate sono spesso le più confuse da utilizzare quando sei appena iniziato. È abbastanza facile capire come aggiungere le tue attività a Reminders.app o Wunderlist, ma aggiungere progetti, contesti, ripetere date di scadenza, prospettive personalizzabili, AppleScript e altro, e hai ancora molto da capire per iniziare.

Questa è la sfida per iniziare con OmniFocus. La versione originale sembrava un foglio di calcolo comprensibile dato che in origine era un componente aggiuntivo per OmniOutliner, un'app di contorno. OmniFocus 2, appena rilasciato, sfoggia una nuova interfaccia ed è molto più facile da usare, ma include anche molte potenti funzionalità che ti aiutano a rimanere sempre al top delle tue attività, e quelle possono essere più difficili da capire. In questo tutorial, ti spiegherò come usare OmniFocus 2 per Mac e come sfruttare le sue migliori caratteristiche per stare al passo con i tuoi compiti.

Aggiunta di attività in OmniFocus

OmniFocus 2 per Mac

OmniFocus, per tutte le sue caratteristiche, non è così difficile da usare. Fondamentalmente, hai un elenco di attività nel mezzo dello schermo. Clicca il Nuova azione pulsante per aggiungere una nuova attività e puoi immediatamente iniziare a digitare il tuo compito. Premi il tasto Invio e puoi iniziare a digitare un altro compito. Quindi, per spuntare un'attività, fai clic sul cerchio grigio sulla destra (invece della casella di controllo tradizionale che troverai in altre app di cose da fare e nella precedente OmniFocus 1).

Mentre stai aggiungendo le tue attività, noterai che ci sono diverse sezioni di testo grigio debole sotto il tuo compito. Il primo è un pulsante per aggiungere una nota al tuo compito; fai clic su quel pulsante o premi Comando + 'per aggiungere una nota. Puoi digitare una descrizione per il tuo compito usando le scorciatoie da tastiera standard come Command-B e Command-I per formattare il testo. Puoi anche incollare testo e contenuti multimediali da altre app o persino trascinare gli allegati per mantenere i file pertinenti con il loro compito.

Quindi, hai un posto dove inserire il progetto e il contesto a cui verrà assegnata un'attività. Vedremo entrambi quelli più avanti, ma quando aggiungi le attività puoi iniziare a digitare il nome del progetto e OmniFocus mostrerà progetti simili tra cui scegliere, oppure puoi premere Comando-ritorno per aggiungere il testo che hai digitato come nuovo progetto (o contesto, rispettivamente). C'è poi il differimento (il giorno in cui vorresti iniziare a lavorare su un compito) e la data (il giorno che un compito deve essere completato) data; entrambi possono accettare una data in lingua reale come Domani, il prossimo martedì, o +2w per due settimane da oggi. Meglio ancora, puoi premere il tasto tab per spostarti tra le sezioni o premere return ovunque per avviare una nuova attività.

Per ultimo, c'è un pulsante con la bandiera: il quadrato arancione in alto a destra del segno di spunta. Fai clic per contrassegnare le attività importanti come terzo modo per risolvere ciò che devi veramente fare. Puoi anche modificare una qualsiasi di queste opzioni dal pannello di ispezione all'estrema destra, che ti dà anche la possibilità di ripetere le attività su base regolare a tua scelta.

Aggiungi rapidamente attività premendo Command-Shift-O in qualsiasi punto del tuo Mac

Quindi, c'è la finestra di dialogo Inserimento veloce che puoi aprire da qualsiasi app sul tuo Mac premendo Comando + Maiusc + O (o qualsiasi altra scorciatoia che desideri tramite le impostazioni). Funziona proprio come l'aggiunta di un'attività in qualsiasi altro luogo: digita la tua attività, fai una scheda tra le altre caselle di testo per aggiungere ulteriori informazioni e premi il tasto Invio per salvare l'attività. È il modo più semplice per aggiungere attività senza lasciare la tastiera. C'è anche un collegamento al servizio di ritaglio che puoi configurare dalle preferenze della tastiera del tuo Mac per copiare qualsiasi cosa sul tuo Mac e aggiungerlo direttamente come compito.

Ultimo ma non meno importante, è possibile aggiungere attività da OmniOutliner. Se lo hai usato per creare la tua lista di cose da fare, copia e incolla queste attività o importa il file OmniOutliner direttamente in OmniFocus e riconoscerà i progetti e le date di scadenza e li importerà di conseguenza. Questa è una buona opzione per pianificare i progetti in una struttura, quindi trasformarli rapidamente in attività utilizzabili.

Organizza i tuoi compiti in progetti e contesti

Progetti e sotto-progetti ti danno lo spazio per organizzare tutto

Il miglior motivo per utilizzare un task manager avanzato è per gli strumenti che ti offre per organizzare le tue attività. In OmniFocus, il modo principale in cui organizzerai le attività è nei progetti. Simile a una cartella, manterranno tutte le attività correlate insieme. Puoi iniziare un nuovo breve progetto per un evento che stai mettendo insieme, o un progetto a lungo termine per il tuo lavoro complessivo, e aggiungere tutte le attività pertinenti lì.

Quindi, nel pannello di ispezione all'estrema destra, vedrai le opzioni per specificare come funzionano i tuoi progetti. Di default, i progetti sono Parallelo, dove le attività possono essere completate in qualsiasi ordine. Puoi anche impostare un progetto come Sequenziale se le attività devono essere completate in ordine, se la selezioni, le attività più in basso nella lista nel progetto verranno sfumate e non verranno visualizzate sul tuo previsione o inviare promemoria fino al completamento delle attività precedenti. Quindi, puoi anche aggiungere una data di scadenza al progetto completo, per assicurarti che tutte quelle attività siano finite in tempo anche se dimentichi di aggiungere una data di scadenza a ciascuna attività.

Se vuoi, puoi avere sottoprogetti per un ulteriore livello di organizzazione. Puoi anche avere sub-compiti; basta selezionare un'attività e premere Comando-] per trasformarla in un'attività secondaria dell'attività sopra di essa. Questo ti dà la libertà di avere tanto o meno gerarchia per le tue attività come desideri.

I contesti, simili ai tag, ti offrono un modo in più per organizzare le attività

Quindi, ci sono contesti. Nel flusso di lavoro GTD, i contesti consentono di aggiungere informazioni su dove si svolgerà un'attività o qualcos'altro importante che conferisce all'attività più, bene, contesto. Nei tuoi progetti, avrai attività simili: potresti dover acquistare cose sia per il tuo lavoro che per i progetti a casa, quindi a memorizzare contesto metterebbe quelli entrambi insieme. Sono simili ai tag in altre app della lista di cose da fare, tranne che puoi avere un solo contesto su un'attività in una sola volta.

Mantieni tutto sincronizzato

Hai i tuoi compiti elencati e organizzati, e devi tenerli ovunque. È qui che entra in gioco la sincronizzazione OmniFocus. Esistono app OmniFocus ufficiali per iPhone e iPad, nonché app non ufficiali Android e Web che funzionano con OmniFocus, così puoi portare con te i tuoi compiti ovunque. Per questo, è necessario eseguire la sincronizzazione.

Il modo più semplice è utilizzare il server Omni Sync. Registrerai un account gratuito, quindi utilizzalo per la sincronizzazione con qualsiasi app di OmniFocus. Ti fornirà anche un indirizzo email di posta dove poter inviare e-mail e aggiungerli come nuovi compiti: un ottimo modo per integrare OmniFocus con qualsiasi altro dispositivo, incluso il tuo PC di lavoro. In alternativa, se si dispone di un server WebDAV, è possibile immettere le credenziali e sincronizzare il database per conto proprio.

La sincronizzazione di OmniFocus tramite Omni Sync Server è la più semplice, ma è piacevole avere opzioni.

Troverai alcune altre opzioni nelle impostazioni che potresti voler modificare, incluse le opzioni di data e ora, le impostazioni delle notifiche di Mac OS per avvisarti quando è necessario eseguire attività e altro ancora. Ci sono molte meno impostazioni rispetto all'ultima versione, dal momento che non ci sono opzioni per i temi e l'unico modo per personalizzare l'interfaccia è quello di riorganizzare i pulsanti della barra degli strumenti, ma ci sono ancora abbastanza impostazioni da controllare per assicurarsi che siano impostate come vuoi.

Ma per ora, è tempo di iniziare a svolgere i tuoi compiti.

Vedi cosa sta succedendo con la vista di previsione

La migliore nuova caratteristica di OmniFocus 2 è la vista Previsione, che sostituisce la vecchia Dovuto prospettiva. Questa vista mostra un calendario con il numero di attività che hai per data a sinistra e un elenco di tutte le tue attività nell'ordine in cui sono dovute nella sezione principale. Tra le tue attività quotidiane, troverai una vista del calendario lineare che mostrerà tutti i calendari sincronizzati con il tuo Mac. È la parte di OmniFocus che trascorrerai la maggior parte del tuo tempo, mentre finisci il tuo lavoro per tutto il giorno.

Visualizza le tue attività nell'ordine in cui sono dovute, insieme ai tuoi eventi del calendario

Puoi anche personalizzare la vista Previsione se lo desideri, così come qualsiasi altra vista in OmniFocus, da vista pulsante. Imposta l'ora di inizio e fine del giorno desiderato e deseleziona tutti i calendari che non vuoi mostrare insieme alle tue attività; le festività e i calendari degli eventi di Facebook probabilmente non sono necessari per le tue importanti attività lavorative.

Il vista menu ti consente di scegliere quali calendari e calendari desideri mostrare

Quindi, c'è il nuovo Aperto riquadro. Premi Comando-O o fai clic su Aperto per aprire una casella di ricerca simile a Alfred in cui è possibile passare rapidamente a qualsiasi sezione di OmniFocus o a qualsiasi progetto. C'è un'opzione in basso per aprire l'elenco in una nuova finestra, che dovresti controllare se non vuoi lasciare la tua vista corrente in OmniFocus.

Passa rapidamente alla sezione di OmniFocus che desideri

Vedi le attività nel modo desiderato

Ogni parte principale di OmniFocus, le schede sul lato sinistro, sono effettivamente prospettive che puoi personalizzare come vuoi se possiedi la versione Pro di OmniFocus. C'è il vista opzioni che puoi modificare da qualsiasi versione di OmniFocus, ma se vuoi creare una prospettiva personalizzata, avrai bisogno della versione Pro. Clicca il Mostra Prospettive pulsante nel prospettive menu e avrai tutti gli strumenti necessari per creare le tue visualizzazioni. Puoi scegliere in quale ordine vuoi le attività, quali attività vuoi mostrare e altro.

Aggiungendo le proprie prospettive è una grande funzionalità di OmniFocus Pro

C'è un altro modo in cui la versione Pro ti aiuta a concentrarti sui tuoi compiti: il Messa a fuoco pulsante. Seleziona un'attività ovunque, fai clic Messa a fuoco, e vedrai solo le attività da quel progetto. È un ottimo modo per allontanare dalla tua mente i tuoi compiti a casa quando dovresti concentrarti sul lavoro.

Assicurati di essere in linea con la recensione

C'è una nuova funzione finale in OmniFocus 2 che è stata fatta dalla versione per iPad: il Revisione schermo. La metodologia GTD dice che dovresti rivedere regolarmente i tuoi progetti per assicurarti che siano sulla buona strada, ed è esattamente ciò per cui è progettata questa vista. È possibile visualizzare ciascuno dei progetti, assicurarsi che le attività siano ancora pertinenti e quindi fare clic su Mark recensito pulsante per salvare la data di revisione del progetto. Non è qualcosa che devi fare, ma è un modo semplice per tenere in ordine le tue liste di compiti.

Prenditi il ​​tempo di esaminare ciascuno dei tuoi progetti per vedere cosa ti stai perdendo

Automazione di OmniFocus

OmniFocus è potente da solo, ma è in grado di integrarsi con altre app che è più potente. Molti strumenti, come le app di posta elettronica MailMate e Airmail, ti consentono di inviare e-mail direttamente a OmniFocus. Per ogni altra app e per tutte le funzionalità che desideri avere OmniFocus stesso, puoi creare le tue integrazioni utilizzando AppleScript se possiedi la versione Pro. C'è una libreria completa di funzioni che copre ogni funzione in OmniFocus. Se non hai familiarità con AppleScript, assicurati di consultare la nostra Guida per principianti AppleScript prima di immergerti.

La libreria AppleScript di OmniFocus

Esistono numerosi modi per utilizzare OmniFocus con gli script che lo rendono ancora più potente per la gestione delle attività. È possibile trovare online numerosi script e flussi di lavoro da utilizzare direttamente, anche se non si ha esperienza con la codifica di AppleScript. Un esempio chiaro è uno script che completa un'attività e quindi crea una nuova attività che ti ricorda di rispondere in seguito a tale attività, il che è ottimo per le attività in cui è necessario inviare email alle persone in un secondo momento. Puoi trovare ancora più idee sul sito Inside OmniFocus che mostra modi unici per utilizzare le prospettive, gli script e altro ancora di OmniFocus.

Conclusione

OmniFocus 2 è molto più facile da utilizzare rispetto alle versioni precedenti, ma può comunque essere un po 'travolgente se è la prima volta che lo si utilizza. Questo tutorial dovrebbe darti tutto ciò di cui hai bisogno per andare a fondo e mantenere le tue attività sotto controllo come non mai in OmniFocus, ma se hai qualche problema con questo, assicurati di lasciare un commento qui sotto e saremo lieti di aiutarti iniziare.