Hai bisogno di un archivio di immagini?

Quindi hai alcune foto o video digitali e ti stai chiedendo se hai davvero bisogno di preoccuparti di gestirli o archiviarli, o qualunque cosa tu faccia quando hai centinaia (o migliaia) di file digitali. Hai bisogno di almeno un sistema di base per organizzare i tuoi file, ma da dove inizi?

Quanto grande o complesso diventa il tuo sistema dipende dalle tue esigenze. In questo tutorial lavoreremo attraverso una serie di domande chiave per aiutarti a identificare le tue esigenze di gestione delle risorse digitali (DAM). Le risposte a queste domande ti aiuteranno a pianificare un archivio adatto alle tue immagini.

Catalogo librerie della biblioteca dell'Università del Michigan, di David Fulmer, ritagliato dall'originale, CC BY 2.0.

1. Hai più fotografie o video di quanto tu possa tenere traccia della tua testa?

In questi giorni, la risposta a questa domanda è sì per molte, se non tutte, le persone. Amiamo le immagini e le stiamo facendo in un volume enorme.

Le immagini digitali devono essere organizzate in modo da poter trovare ciò di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno. Colin Rowe, uno specialista della gestione patrimoniale digitale con Archimedia, descrive le immagini disorganizzate come "discarica digitale". Se non riesci ad accedere facilmente alle tue immagini, le tue immagini occupano solo spazio.

La collezione è uno degli elementi chiave di un archivio di immagini. Una collezione è semplicemente un insieme di immagini e file associati, e sono un ottimo modo per mantenere i tuoi file organizzati e utili. Se hai più foto di quelle che puoi gestire, il primo passo è pensare a come suddividere le tue immagini in raccolte. 

2. Puoi trovare rapidamente una foto o un video specifico?

Al di là delle semplici raccolte, l'igiene dei dati corretta inizia con la denominazione dei file di immagine in un modo coerente e significativo e l'organizzazione di tali file in una struttura di file logica. Tagging le tue immagini con parole chiave supplementari che descrivono il contenuto delle immagini aiuta anche a mantenere sana la tua collezione. Tuttavia, tutta quell'organizzazione può essere un po 'complicata, senza un sistema per implementarla.

Il catalogo è una seconda struttura chiave nel tuo archivio di immagini. Il catalogo è un modo per organizzare le tue collezioni e le immagini al loro interno. Un app o un programma di catalogo specializzato ti aiuterà a standardizzare i nomi di file, aggiungere parole chiave e ordinare le tue immagini in raccolte. Alcuni software di catalogazione sono semplici e gratuiti; altri sono sollevatori pesanti progettati per supportare le squadre. Ciò di cui hai bisogno dipenderà dalle dimensioni e dalla complessità della tua collezione.

3. Potrebbe qualcun altro usare la tua collezione senza di te?

Le foto digitali e i video sono persi se solo una persona capisce dove sono archiviati i file e come sono organizzati. Un sistema che organizza le immagini con un insieme comune di principi rende più semplice per gli altri l'accesso o la gestione delle immagini per conto dell'utente. Inoltre, prendi in considerazione l'idea di nominare un designato e fornirgli le informazioni necessarie per gestire la tua collezione nel caso non fossi in grado di farlo.

Dawn Oosterhoff, immagini bloccate

4. La tua collezione o qualcosa nella tua collezione è preziosa, unica o insostituibile? 

È necessario conservare un file digitale per un successivo accesso o per soddisfare una conformità o un motivo commerciale, oppure è necessario mettere da parte il file per sicurezza e conservazione?

Un sistema di backup è un componente fondamentale di qualsiasi archivio di immagini digitali. I file digitali possono scomparire con un solo tasto. Mantenere una seconda copia dei file immagine è l'unico modo per proteggere la tua collezione da una misfire digitale.

Mantenere una seconda (o terza) copia dei tuoi file in un luogo diverso da quello in cui lavori sulle tue immagini è la tua assicurazione contro incendi, furti, inondazioni o altri disastri. Riduci al minimo la possibilità che il disastro colpirà sia i tuoi file originali che le tue copie mantenendoli in due posti diversi. Il catalogo e il software di backup possono rendere questo processo molto meno problematico.

Gestire la crescita della tua collezione è uno degli obiettivi fondamentali delle pratiche di gestione patrimoniale digitale. Foto di Alex, ritagliata dall'originale, CC BY 2.0.

5. Hai bisogno di liberare spazio di archiviazione originale?

Invece di eliminare le immagini che potresti - e probabilmente vorranno - di nuovo, archivia le immagini che non sono attualmente necessarie o non sono necessarie molto spesso. Le nuove immagini o le immagini a cui si accede più frequentemente devono essere archiviate in un sistema accessibile in modo semplice e rapido, ma le immagini più vecchie o le immagini a cui si accede raramente possono essere archiviate su supporti più lenti ed economici.

Gestire la crescita dei tuoi file digitali può essere complesso. È difficile sapere quante immagini e quanti gigabyte di dati devi tenere. Passerai ad una nuova fotocamera con un conteggio di megapixel elevato? File più grandi significano più spazio di archiviazione. Inizierai a registrare video? Ancora una volta più spazio. Noleggia una seconda macchina fotografica per il tuo business del matrimonio in crescita? Più spazio.

La crescita può essere imprevedibile. Può arrivare quando meno te lo aspetti e diventa rapidamente travolgente. Le tue esigenze di archiviazione possono cambiare durante la notte. Non vuoi esaurire lo spazio nel momento in cui ne hai più bisogno. Un buon sistema di gestione delle risorse digitali ha spazio per l'espansione e tiene conto della crescita.

6. Vuoi condividere la tua collezione con altri?

C'è qualcosa nella tua collezione che ha valore? Vuoi che gli altri, in particolare le generazioni future, siano in grado di accedere e comprendere le tue immagini?

Alcuni software di catalogazione sono progettati per essere utilizzati e accessibili da più di una persona. E mentre la maggior parte dei servizi online non è adatta per l'archiviazione di immagini, molti servizi online funzionano bene per la condivisione di raccolte di immagini. L'utilizzo di una struttura organizzativa logica e coerente (nomi, cartelle e parole chiave) garantirà che tutti possano salvare e trovare ciò di cui hanno bisogno.

Un punto in tempo ne fa risparmiare nove

La gestione delle risorse digitali per il tuo archivio di immagini può sembrare un'attività complessa e onerosa, ma un sistema di gestione delle risorse digitali deve essere grande o complesso quanto richiede la tua raccolta. Inoltre, l'energia che metti nella creazione e nella manutenzione del tuo sistema ti verrà restituita dieci volte quando trovi più semplice e facile aggiungere immagini alla tua collezione e successivamente trovare esattamente le immagini che voi o altri volete vedere.

Per ulteriori informazioni sulla gestione delle risorse digitali e sulla creazione del sistema di gestione di cui hai bisogno, segui la nostra serie Digital Asset Management per tutti.