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Nella nostra serie sulla gestione delle risorse digitali, ci siamo concentrati sulla creazione del miglior sistema DAM che funzioni per voi. Abbiamo offerto soluzioni in vari punti di costo e abbiamo mantenuto i nostri sistemi proposti il più semplice possibile. Tuttavia, per il custode di documenti di famiglia o il fotografo hobbista medio, molte soluzioni DAM sono più di un investimento, più complicato da configurare e gestire e più costose da gestire rispetto a quante più persone possono o vogliono gestire.
Sono convinto che DAM debba diventare un modo normale di fare le cose, non un'eccezione, per ogni persona che tocca una videocamera o una videocamera. Senza nemmeno una gestione degli asset digitali di base, perderemo traccia di ciò che abbiamo e, più preoccupante, perderemo completamente ciò che abbiamo. Invece di costruire e conservare i ricordi, annegheremo in un mare visivo senza senso.
In questo articolo, invece di proporre la migliore soluzione DAM, propongo il sistema DAM minimo vitale che chiunque può utilizzare per organizzare e salvaguardare le proprie immagini. "The Digital Shoebox" è pensato per essere il sistema più accessibile, meno noioso e minimale che il nostro team possa immaginare. Che tu faccia solo delle foto veloci con il tuo smartphone o che scatti centinaia di ore di video con una videocamera sofisticata, questo sistema funzionerà per te.
La nostra scatola digitale è pensata per essere un sistema DAM minimale e fattibile. "Viable" significa che la nostra scatola digitale deve essere ripetibile, affidabile e utilizzabile in modo coerente.
Crediamo che la nostra scatola digitale sia un buon sistema DAM, se non altro perché è, prima di tutto, un sistema. Come per tutto ciò che vogliamo conservare e ritrovare, dobbiamo avere un processo metodico che possiamo e useremo. La gestione delle risorse digitali, per quanto semplice, deve essere sempre sistematica e ripetibile. La scatola da scarpe digitale è un sistema semplice basato su quello che riteniamo sia un flusso di lavoro DAM ripetibile.
Va bene avere un sistema, ma il sistema è inutile se il risultato finale mette ciò che vogliamo mantenere a rischio di essere perso o distrutto. Dopotutto, lo scopo del DAM è di portare le tue immagini in uno spazio digitale sicuro. Sebbene non esista un sistema assolutamente sicuro, la nostra scatola digitale rispetta quelle che riteniamo essere le regole fondamentali della gestione patrimoniale digitale.
Se vogliamo che le persone usino un sistema, il sistema deve essere facile da usare e pratico. Ciò significa che il sistema deve essere ampiamente disponibile, gratuito oa basso costo e facilmente comprensibile. Data la nostra società mobile e globale, volevamo anche un sistema accessibile da quasi ovunque su quasi tutti i dispositivi informatici. Inoltre, abbiamo progettato il nostro sistema come software-indipendente. La nostra scatola da scarpe digitale non richiede alcun software oltre al sistema operativo o ai servizi disponibili sul tuo computer con l'archiviazione su cloud.
Prima di passare ai seguenti passaggi, scarica e stampa il documento di una pagina incluso in questo articolo. Il documento contiene il seguente diagramma, che ti aiuterà a vedere il flusso mentre procedi.
Per iniziare con la tua scatola digitale, hai bisogno delle seguenti attrezzature:
Gli smartphone e le fotocamere compatte hanno reso la fotografia facile e automatica come vogliamo. Tuttavia, se vuoi conservare le tue immagini, devi entrare nel processo e avviare la tua scatola digitale quando premi il pulsante di scatto.
In genere, ciò significa eseguire i file RAW quando possibile e, quando non è possibile o pratico, riprendere il JPEG di dimensioni più grandi che la fotocamera consentirà. Leggi il manuale della tua fotocamera o cerca online informazioni sulla qualità dell'immagine che la tua fotocamera può produrre. Imposta la tua fotocamera per scattare e salvare l'immagine con la massima risoluzione possibile.
Ci possono essere momenti in cui hai ragione di prendere qualcosa di meno della migliore qualità dell'immagine. Se questo è il tuo caso, fai deliberatamente i tuoi compromessi, completamente informato sulle scelte che stai facendo.
Controlla lo spazio di archiviazione sulla tua fotocamera o smartphone e controlla quanto spazio hai a disposizione per le nuove immagini. Non c'è niente di peggio che ottenere un evento irripetibile per scoprire che lo smartphone o la scheda di memoria è piena.
Se si utilizza una fotocamera con una scheda di memoria, si consiglia di portare sempre con sé una scheda di memoria di riserva. Le carte possono fallire. E mantieni le tue memory card in buone condizioni. Evita di eliminare le immagini con la tua fotocamera, il che porta a guasti alle schede. Invece, per una buona salute della scheda di memoria, dopo aver caricato le immagini dalla scheda di memoria, formattare la scheda nella fotocamera.
Il tuo file immagine originale è d'oro digitale e deve essere trattato come tale. Se hai un computer, l'opzione più semplice è caricare le tue immagini originali sul disco rigido del tuo computer. Se non si dispone di un computer o non si desidera utilizzare il computer, è possibile salvare le immagini direttamente su un servizio di archiviazione su cloud.
Se si utilizza l'archiviazione cloud, assicurarsi di utilizzare la memoria e non un servizio di sincronizzazione. Google Drive, Google Foto, Foto Apple, Dropbox e Microsoft OneDrive sono tutti esempi di servizi di sincronizzazione cloud. Con un servizio di sincronizzazione, se rimuovi un'immagine, deliberatamente o accidentalmente, da un singolo punto di accesso, l'immagine verrà rimossa dal servizio di sincronizzazione e non sarà più disponibile su alcun dispositivo. Non è un deposito sicuro per le immagini originali.
Un servizio di sincronizzazione non è un luogo di archiviazione sicuro, ma ha i suoi meriti. Se stai utilizzando un servizio di sincronizzazione per caricare automaticamente le immagini dallo smartphone, pensa al servizio di sincronizzazione come una enorme scheda di memoria virtuale per il tuo smartphone. Proprio come è necessario caricare le immagini da una telecamera in un luogo di archiviazione sicuro, quindi è necessario caricare le immagini da un servizio di sincronizzazione delle foto a uno spazio di archiviazione sicuro.
Denominare le tue immagini con informazioni essenziali in un formato coerente è la più semplice e una delle cose più importanti che puoi fare per l'archiviazione sicura delle tue immagini. I file di immagine che vengono denominati in modo sistematico possono essere individuati e identificati nel più semplice sistema di gestione file senza alcun software speciale.
Hai alcune opzioni per rinominare i tuoi file.
Se si utilizza un computer, dopo aver caricato le immagini, è possibile rinominarle utilizzando le opzioni di ridenominazione batch nel sistema operativo del computer. L'opzione potrebbe non essere immediatamente evidente, ma la ricerca su Internet ti porterà rapidamente alle indicazioni per la tua versione del sistema operativo.
Si potrebbe anche voler guardare alcune delle utility di ridenominazione di massa scaricabili. La maggior parte sono piccole utilità autonome specifiche per i sistemi operativi, ma non dipendenti da nessun altro software. Alcune utilità offrono più opzioni di altre. Una caratteristica preziosa, se stai guardando le opzioni, è la possibilità di utilizzare le informazioni dai metadati dell'immagine per la ridenominazione.
Se si sta utilizzando un servizio di sincronizzazione direttamente dall'acquisizione, esplorare le opzioni per rinominare i file di immagine prima di memorizzare un set di immagini originali. Ciò garantirà che i file di immagine, originali, sincronizzati o funzionanti, e qualsiasi versione pubblicata, abbiano tutti lo stesso nome.
Il modo in cui nominali i file dipende dalle tue esigenze, ma ecco un modello comunemente consigliato che mantiene le tue immagini in buone condizioni in quasi tutte le circostanze: AAAAMMGG-fotografo-Shoot-HHMMSS.
“AAAAMMGG"È la data in cui è stata scattata l'immagine; ad esempio, 20150901. Utilizzando l'ordine anno-mese-giorno, le foto verranno allineate in ordine sequenziale in qualsiasi sistema di gestione file. È facile da usare sul Web utilizzare quattro cifre anziché due per l'anno.
“Fotografo"È il nome del fotografo. Includendo il tuo nome nel nome del file, stai identificando l'immagine come tua: una preziosa informazione se tu e le tue immagini doveste separarvi o dovreste identificare l'immagine come vostra. Inserendo il tuo nome dopo la data, le immagini da due o più fonti (ad esempio, se tu e il tuo partner condividete entrambi un archivio) scorreranno ancora in ordine cronologico.
“Sparare"È il nome dell'evento, luogo o, se si fanno i ritratti, la persona fotografata. L'aggiunta di informazioni di ripresa al nome dell'immagine non è essenziale ma ti aiuta a identificare le foto che appartengono insieme.
“HHMMSS"È l'ora in cui è stata scattata l'immagine, utilizzando un orologio a 24 ore; ad esempio, 130923. Utilizzare il tempo per identificare le singole immagini all'interno di una ripresa è una semplice opzione che garantisce che non vengano confuse due immagini o un'immagine sovrascritta da un'altra a seguito di una numerazione accidentale o irregolare. Alcune opzioni di rinomina richiamano queste informazioni dai metadati dell'immagine. Se non si dispone di questa opzione con il proprio sistema di rinomina, è possibile numerare le immagini in sequenza iniziando con 0001. Se si utilizzano numeri sequenziali, assicurarsi di mantenere gli zeri in modo che i file si allineino in ordine sequenziale.
A seconda della dimensione della tua collezione di immagini, potresti non aver bisogno di una struttura di cartelle oltre a raggruppare le immagini per anno. Se sei uno sparatutto prolifico, potresti voler suddividere le cartelle annuali in cartelle per mese o per scattare. Il tuo obiettivo è solo quello di rendere le tue immagini gestibili. La creazione di una struttura di cartelle con più di due livelli di profondità spesso complica anziché semplificare la navigazione delle immagini.
La chiave per il successo del DAM in questa fase è quella di lavorare su una copia dei file immagine. Mai e poi mai manipolare il file di immagine originale. Ciò è particolarmente vero se stai lavorando con file JPEG: ogni volta che apri e salvi un JPEG, anche se non esegui alcuna modifica delle immagini, comprometti la qualità dell'immagine.
Se si sta utilizzando un servizio di sincronizzazione dall'acquisizione, è possibile che si disponga già di un set di immagini funzionanti se si copiano, anziché spostare, le immagini nella posizione di archiviazione sicura. Se non si utilizza un servizio di sincronizzazione dall'acquisizione, questo è il momento in cui si potrebbe desiderare di usarne uno. Puoi modificare, spostare e condividere le tue immagini senza dover fare numerose copie o perdere traccia di dove hai archiviato i tuoi file. Molti servizi di sincronizzazione cloud per le foto hanno anche un software di modifica delle immagini nel servizio.
Se non si utilizza un servizio di sincronizzazione, è possibile eseguire tutto ciò che è necessario sul proprio computer utilizzando il proprio sistema operativo. È sufficiente posizionare le copie delle immagini originali in una directory completamente separata dagli originali. I tuoi file duplicati sono i tuoi file di lavoro.
Non è necessario alcun software speciale o servizio cloud in fase di editing, specialmente se si è un tipo di fotografo "sparare e andare così com'è". Se, tuttavia, desideri utilizzare un servizio di gestione e modifica o utilizzare un software di modifica, prenditi il tempo di leggere due articoli scritti da Andrew Childress per la serie DAM:
Entrambi gli articoli considerano i servizi online combinati e il software stand-alone combinato e monouso.
Se si usano i JPEG per le riprese e le immagini finali, le probabilità sono molto alte che, a un certo punto, si sovrascriverà l'immagine originale con la versione finale. Per evitare questo disastro, mi raccomando vivamente che ad un certo punto mentre lavori con un'immagine, aggiungi un codice al nome file della copia di lavoro. Usa un codice che significa qualcosa per te; ad esempio, "FV" per la versione finale o "Ed" per la modifica. Il nome file dell'immagine diventerebbe quindi: AAAAMMGG-fotografo-Shoot-HHMMSS-FV.jpg
Se stai cercando un sistema DAM super semplice o non modifichi le tue immagini (o modificale solo molto poco), probabilmente non hai bisogno di un backup dei tuoi file di immagine di lavoro. Ricorda che hai i tuoi file originali nascosti in modo sicuro, quindi se succede il peggio e perdi un'immagine nella fase di editing, devi solo tornare alla tua immagine originale, fare una nuova copia e ricominciare.
Se, tuttavia, lavori in modo significativo sulle tue immagini, considera la possibilità di mantenere un backup dei tuoi file di lavoro. Questo backup non deve essere qualcosa di complicato o permanente. Mantenere una copia corrente dei file su un'unità flash USB o su un disco rigido esterno potrebbe essere sufficiente. Se pensi che potresti aver bisogno di qualcosa di più automatico o completo, ripensa il tuo piano di utilizzo di una scatola da scarpe digitale e dai un'occhiata agli altri articoli della serie Digital Asset Management for Everyone.
Prima di lasciare la fase di editing, considera come racconterai la tua storia. A volte, una singola foto o video sarà sufficiente. Spesso, una storia richiede alcune o più immagini. Pensa ad organizzare le tue immagini in album o cataloghi usando un'opzione online o software, facendo copie delle tue foto e raggruppandole in una cartella, oppure organizzando raccolte da stampare in fotolibri.
Fotografiamo e realizziamo video per condividerli con gli altri e guardarli di nuovo. Condividili sui social media o in un servizio fotografico online. Se hai incluso il tuo nome nel nome del file immagine, hai preso almeno un passaggio per contrassegnare l'immagine come tua. Stampa le tue foto per incorniciare o organizzarle e stamparle in un fotolibro. Condividi i tuoi ricordi in qualsiasi modo abbia più senso per te, tranne che mai, mai passare il tuo file di immagine originale. Quei file di immagine originali rimangono nascosti nella tua scatola digitale.
Il tuo archivio di immagini è il luogo di conservazione finale, sicuro, per le tue immagini originali e la versione finale di qualsiasi immagine modificata. Conserverai almeno due copie del tuo archivio. La regola d'oro per i backup è di avere tre copie di file immagine, ma presumo che tu abbia una copia attiva delle tue immagini da qualche parte, in un album di foto online o in un servizio di sincronizzazione, o stampata in una raccolta.
Hai collocato le tue immagini originali nel tuo archivio quando hai caricato e salvato i tuoi file di immagine originali in un posto sicuro. Se non apporti modifiche alle tue foto o ai tuoi video, non dovrai aggiungere altro al tuo archivio. Ma se apporti modifiche, aggiungi una copia (solo una) della versione finale funzionante delle tue immagini al tuo archivio. (Se desideri saperne di più sugli archivi, e perché dovresti salvare solo una copia della versione finale del tuo lavoro, dai un'occhiata a Anatomy of a Digital Asset Management System.)
Se si utilizzano i file JPEG per le riprese e le immagini finali, ricordare di aggiungere un codice al nome file della copia di lavoro dell'immagine. Puoi anche archiviare le versioni finali delle tue immagini in una cartella che è chiaramente diversa dalla cartella che hai utilizzato per le tue immagini originali.
Se fai solo una cosa per gestire le tue immagini e i tuoi video digitali, questa è la cosa più importante da fare: creare una copia dei file immagine e archiviare quella copia in un luogo diverso da quello in cui si conserva il set principale di immagini. Non intendo solo usare una struttura di cartelle separata. Voglio dire fare il backup su un dispositivo di archiviazione separato, anche se si utilizza lo storage cloud e il servizio di archiviazione fa i propri backup. Vuoi una seconda copia fisica nascosta in un posto sicuro.
Le unità flash USB sono l'ideale per i backup fisici. Sono piccoli, stabili e relativamente poco costosi. Poiché non vi sono parti mobili in un'unità flash, il rischio di guasto meccanico è ridotto. E poiché stai utilizzando l'unità flash per l'archiviazione a lungo termine in un luogo sicuro, non hai bisogno di USB 3.0 o di crittografia, che riduce il costo di circa la metà. Tuttavia, non sacrificare la qualità per il costo. Si tratta di archiviazione a lungo termine di cui stiamo parlando, quindi segui i nomi dei marchi comprovati e veri. Una garanzia non salverà i file di immagine persi, ma una garanzia è un segno che il produttore si trova dietro il loro prodotto.
Se sei un fotografo prolifico, esegui riprese RAW e generi file di grandi dimensioni, le unità flash potrebbero non essere pratiche. In tal caso, considera l'utilizzo di dischi rigidi esterni, ma acquista un marchio affidabile per i viaggi. Questi dischi rigidi generalmente resistono meglio agli urti e agli urti.
Non utilizzare CD, DVD o dischi Blu-ray per la memorizzazione a lungo termine. Per una spiegazione e le alternative, dare un'occhiata al rapido articolo "Scelta dei supporti di archiviazione dei dati per foto e video: quando non usare supporti ottici".
Qualunque supporto di memorizzazione si scelga di utilizzare, una volta creato il backup, etichettalo. È possibile ottenere un sacco di unità flash USB e anche alcuni dischi rigidi esterni in una scatola da scarpe, rendendo la vostra scatola da scarpe un potenziale caos di dati digitali. Aggiungere tag o etichette al supporto di memorizzazione renderà più facile per te, e per chi ti segue, trovare le immagini giuste.
Ora scarica il tuo archivio copiato dal sito. Fai uno scambio con un amico o un familiare: memorizzi il backup e memorizza il tuo. Una volta all'anno, cerca di controllare i tuoi backup. Collegare il supporto di memorizzazione al computer e verificare che i file siano presenti e leggibili.
Il miglior sistema di gestione delle risorse digitali è quello che usi. Può sembrare laborioso o noioso costruire la tua scatola digitale, ma in realtà, un fine settimana piovoso vale la pena di farti fare a modo tuo, se non finito. Una volta che hai implementato il tuo processo DAM, mantenere la tua scatola digitale è questione di alcuni passaggi aggiuntivi che richiedono solo pochi minuti dopo ogni scatto. La ricompensa è anni di essere in grado di rivedere i ricordi e un'eredità che lascerai per coloro che ti seguono.
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