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Come piccola persona di affari fai affidamento sulla posta elettronica. I tuoi messaggi contengono richieste di lavoro, fatture, domande dei clienti e altro. È naturale che passi una buona parte del tuo tempo lavorando con i tuoi messaggi di posta elettronica.
Ma un po 'di quel tempo che spendi per i messaggi di posta elettronica potrebbe essere meglio speso. Quante volte hai cercato nella tua posta in arrivo di Gmail per trovare un messaggio perso? Hai mai inserito un messaggio di posta elettronica nell'etichetta sbagliata? Forse hai cancellato per sbaglio anche un messaggio importante. Se perdi tempo a gestire tutte queste faccende via email, non sei il solo.
E se potessi imparare a dedicare meno tempo alla tua posta elettronica e ad ottenere più risultati contemporaneamente? Con Gmail, puoi organizzare la tua casella di posta per essere più efficace. Puoi migliorare la tua casella di posta elettronica in modo da poter trovare rapidamente i tuoi messaggi. Non dovrai mai più preoccuparti di un messaggio perso.
Le esigenze di email di tutti sono leggermente diverse. Una volta compreso come funziona Gmail, puoi scegliere e scegliere le funzioni che funzionano meglio per te.
In questo tutorial, ti spiego come organizzare la tua casella di posta Gmail per la massima efficienza. Inizierò esaminando alcuni concetti di base della posta elettronica come cartelle, etichette e schede. Quindi ti fornirò istruzioni dettagliate su come utilizzare in modo efficace la tua casella di posta Gmail utilizzando etichette e schede.
Prima di iniziare, potresti anche voler saperne di più su come filtrare e bloccare le e-mail indesiderate in Gmail o rivedere questo tutorial di prioritizzazione della posta elettronica utile:
Abbiamo ora un'altra grande risorsa disponibile, che è dotata di avanzate tecniche di posta elettronica in arrivo. Scarica le nostre nuove strategie e-mail eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. (È disponibile per GRATUITO Scaricare quando ti iscrivi alla newsletter di Tuts + Business.)
Prima di poter utilizzare al meglio la posta in arrivo di Gmail, è necessario comprendere alcuni concetti di base. Cartelle, etichette e schede nell'e-mail presentano alcune somiglianze. Ma hanno anche alcune differenze importanti. Diamo un'occhiata a ciascun concetto separatamente.
Molti sistemi di posta elettronica sono basati su cartelle. Crei cartelle che funzionano in modo simile alle cartelle di cartone fisico che potresti avere nello schedario dell'ufficio. In un sistema di posta elettronica basato su cartelle, è possibile utilizzare le cartelle per archiviare i messaggi correlati.
Proprio come le cartelle di cartone nel tuo ufficio, una volta che un messaggio di posta elettronica viene inserito in una cartella di posta elettronica che è l'unico posto che può essere. Gmail non è un sistema di posta elettronica basato su cartelle.
Puoi vedere le etichette di Gmail nella barra laterale e accanto alle righe dell'oggetto del messaggio.Gmail è un sistema di posta elettronica basato su etichetta. Quasi tutto ciò che normalmente considereresti una cartella in altri sistemi di posta elettronica è un'etichetta in Gmail. Questo include il tuo Posta in arrivo, Cestino, Spam, e Bozza cartelle, che sono tecnicamente etichette in Gmail.
Le etichette appaiono a sinistra nella schermata di Gmail. Appaiono anche a sinistra di ciascuna riga dell'oggetto Gmail in un messaggio Gmail chiuso e sotto la riga dell'oggetto in un Gmail aperto.
Le etichette sono come cartelle in quanto possono essere utilizzate per raggruppare i messaggi correlati. Una differenza importante tra le cartelle e le etichette è che un messaggio può avere più di un'etichetta.
Le etichette Gmail hanno alcune utili funzionalità. Possono essere colorati, per esempio. Più tardi, ti mostrerò come utilizzare questa funzione per organizzare la tua casella di posta Gmail.
C'è anche un modo per usare etichette Gmail come una cartella. Spiegherò anche come farlo.
Il concetto finale che devi capire prima di poter organizzare la tua casella di posta Gmail è Tabs e le corrispondenti etichette di categoria. categorie compaiono sul lato sinistro della schermata di Gmail con le altre etichette. Tabs appare nella parte superiore della schermata di Gmail.
Le schede di Gmail vengono visualizzate nella parte superiore della Posta in arrivo. Le categorie vengono visualizzate nella barra laterale con le etichette.Gmail ti fornisce schede predefinite per cinque categorie:
Quando ricevi un messaggio che si adatta a una di queste cinque categorie, Gmail invia automaticamente tale messaggio alla scheda e all'etichetta di categoria appropriate.
Il messaggio è anche archiviato nel categorie etichetta sotto l'etichetta secondaria appropriata.
Per impostazione predefinita, i messaggi inviati a una scheda ignorano il tuo Primario scheda del messaggio e il tuo Posta in arrivo. Quindi, se vuoi vedere questi messaggi controlla regolarmente le altre tue schede.
Ora che capiamo qual è ciascun componente della tua casella di posta elettronica, impariamo a utilizzarli per organizzare Gmail.
Puoi trovare il Etichetta strumenti sotto il Circles etichetta nella barra laterale sinistra della schermata di Gmail. Potrebbe essere necessario fare clic Di Più per vederlo.
Utilizza gli strumenti Etichetta per gestire le etichette e creare nuove etichette.Per creare una nuova etichetta, fare clic su Crea una nuova etichetta opzione. Il Nuova etichetta display a scatola.
Digita il nome della nuova etichetta e fai clic sul Creare pulsante.Digita il nome dell'etichetta che stai creando nel Si prega di inserire un nuovo nome di etichetta campo. Se desideri nidificare la nuova etichetta sotto un'altra etichetta, fai clic sulla casella di controllo accanto a Etichetta Nest sotto. Fai clic sulla freccia a destra del campo e seleziona il nome dell'etichetta dal menu a discesa. Clicca il Creare pulsante per creare la tua nuova etichetta.
Per applicare un'etichetta esistente a una nuova e-mail, innanzitutto aprire l'e-mail. Clicca il Etichetta icona (sembra un'etichetta) nella parte superiore dell'e-mail per aprire un menu dell'etichetta a discesa.
Clicca il Etichetta icona per applicare un'etichetta a un messaggio Gmail.Fai clic sul nome dell'etichetta che desideri applicare all'email. Puoi anche fare clic sul Creare nuovo opzione per aprire il Nuova etichetta box e crea una nuova etichetta per l'email.
Un ottimo modo per organizzare la tua casella di posta consiste nell'applicare la codifica a colori alle etichette che crei tu stesso. Questo ti permette di vedere rapidamente come i messaggi sono etichettati a colpo d'occhio.
Quando passi il cursore sulla destra dell'etichetta a cui desideri applicare la codifica a colori, noterai una piccola freccia in giù.
Fare clic sulla freccia giù per aprire le opzioni di codifica dei colori per un'etichetta.Nell'esempio sopra la nuova etichetta, Progetto di fusione, non è ancora stato codificato a colori. Per colorare il codice, clicco sul freccia per visualizzare un menu a discesa. Clicca il freccia a destra del Colore dell'etichetta opzione per aprire il Colore dell'etichetta tavolozza.
Utilizzare il Colore dell'etichetta tavolozza a colori codifica le tue etichette.Fai clic sul colore che preferisci per applicarlo all'etichetta.
In fondo al etichette barra laterale troverai il Gestisci etichette opzione. Potrebbe essere necessario fare clic Di Più per vederlo.
Se si fa clic su questa opzione, il Impostazioni delle etichette schermo (Puoi anche accedere a Impostazioni etichetta schermo facendo clic su impostazioni icona e quindi facendo clic Impostazioni> Etichette o cliccando sul etichette icona nella parte superiore di un messaggio di posta elettronica aperto e facendo clic su Gestisci etichette opzione.)
Utilizza Gmail Impostazioni etichetta schermo per determinare quali etichette sono visibili nell'elenco delle etichette.Utilizzare la barra di scorrimento sul lato destro dello schermo per scorrere l'elenco delle etichette.
Nella parte superiore del Impostazioni etichetta schermo vedrai il Etichette di sistema. Questi includono etichette che il sistema Gmail ha definito per te come il tuo Posta in arrivo, Posta inviata, bozze, Spam, e Spazzatura.
Sotto il Etichette di sistema troverai il categorie etichette. Se utilizzi i social media di Google+, le tue cerchie sociali vengono visualizzate di seguito. In fondo, vedrai le etichette che hai aggiunto tu stesso.
Accanto a ciascuno Etichetta di sistema vedrai due o tre opzioni sotto l'intestazione Mostra nella lista delle etichette. Le prime due opzioni, mostrare e nascondere, ti consente di decidere se l'etichetta del messaggio viene visualizzata nell'elenco delle etichette nella barra laterale di Gmail. Se mostrare è selezionato, l'etichetta è visibile nell'elenco. Se nascondere è selezionato, non lo è. Alcune etichette hanno una terza opzione, mostra se non letto.
Il categorie le etichette, le cerchie di Google+ e le etichette che hai aggiunto tu stesso hanno anche una colonna Mostra nell'elenco dei messaggi. Puoi mostrare o nascondere messaggi con quelle etichette. Inoltre, le etichette che hai aggiunto tu stesso hanno un Azioni colonna che ti permette di rimuovere un'etichetta o modificare l'etichetta (rinominala).
Alcune etichette sono già impostate in qualche modo come cartelle. Il Spam l'etichetta, ad esempio, ignora il tuo Posta in arrivo e Primario linguetta.
Per la maggior parte delle altre etichette, usa il Sposta a icona (sembra una cartella) per usarla come una cartella. Inizia con un messaggio aperto. Clicca il Sposta a icona per visualizzare il Sposta a menu a discesa.
Utilizzare il Sposta a icona per spostare il messaggio su un'etichetta.Seleziona l'etichetta a cui vuoi spostare il messaggio dall'elenco. Questo sposta il messaggio dal tuo Posta in arrivo e Primario scheda e nell'etichetta che hai scelto.
Nota: Se il messaggio ha due etichette, il messaggio verrà comunque visualizzato sotto quella seconda etichetta anche se è stato utilizzato Sposta a menu a discesa per spostarlo. Nell'esempio sopra, il messaggio è etichettato Progetto ABC e Progetto di fusione. Se uso il Sposta a opzione per spostarlo sotto Progetto di fusione, apparirà ancora nel Progetto ABC etichetta. Tuttavia, non apparirà nel tuo Posta in arrivo.
Ora che hai compreso come utilizzare le etichette, puoi organizzare meglio la Posta in arrivo di Gmail incorporando le seguenti funzionalità:
Non devi utilizzare le cinque schede predefinite nella Posta in arrivo di Gmail. Se non ti piacciono, puoi disabilitarli. (L'unica scheda che non puoi disabilitare è la Primario tab.)
Per disabilitare una scheda, fare clic su impostazioni icona (sembra una marcia) nell'angolo in alto a destra della schermata di Gmail. Dal menu a discesa, fare clic su Configura casella di posta. Il Seleziona schede da abilitare display della finestra.
Utilizzare il Seleziona schede da abilitare finestra per attivare o disattivare le schede in Gmail.Per disabilitare una scheda, deseleziona la casella di controllo accanto alla scheda e fai clic su Salvare pulsante. Per me, ha senso deselezionare la casella di controllo accanto al Forum scheda. Non ho impostato notifiche di forum e quella scheda è sempre vuota.
Stai attento, però. Se si disattiva una scheda piena di messaggi, tali messaggi verranno visualizzati nel proprio Posta in arrivo sotto il Primario linguetta.
Per abilitare una scheda che hai disabilitato, torna a Seleziona schede da abilitare finestra e ricontrollare la casella accanto al nome della scheda. Clicca il Salvare pulsante di nuovo.
Puoi anche usare il Seleziona schede da abilitare finestra per visualizzare i messaggi speciali nel tuo Posta in arrivo sotto il Primario scheda. Questo può impedirti di perdere un messaggio importante che vuoi seguire.
Per attivare questa funzione, fai clic sulla casella di controllo accanto a Includi Speciali in Principale opzione. Clicca il Salvare pulsante. Disattiva la funzione facendo clic sulla casella di controllo e facendo clic su Salvare pulsante di nuovo.
In che modo le schede di comprensione ti aiutano a configurare la Posta in arrivo di Gmail?
Innanzitutto, puoi disabilitare tutte le schede che non stai utilizzando per una casella di posta meno ingombrante. Alcuni utenti non amano la funzionalità delle schede e disabilitano tutte le schede ad eccezione di Primario linguetta.
Successivamente, è possibile utilizzare il Mostra messaggi speciali funzione per contrassegnare i messaggi che si desidera seguire. Una volta abilitata la funzione, i messaggi speciali vengono visualizzati nel tuo Posta in arrivo dove è meno probabile che ti dimentichi di loro.
Se sei abituato a una casella di posta senza schede, puoi utilizzare Inbox Settings schermo per configurarne uno in Gmail.
Attenzione: Se non sei abituato a una casella di posta classica, potresti saltare questa sezione.
Per accedere a Inbox Settings schermata, inizia dalla schermata principale di Gmail. Clicca il impostazioni icona a destra. Dal menu a discesa, fare clic su Impostazioni> Posta in arrivo. Il Inbox Settings appare la schermata.
Utilizzare il Inbox Settings schermo per abilitare e disabilitare le schede in Gmail.Come puoi vedere, l'impostazione predefinita include le cinque schede predefinite.
Per ristrutturare il tuo tipo di casella di posta, fai clic sulla freccia giù accanto alla parola Predefinito. Viene visualizzato un menu a discesa.
Utilizza questo menu a discesa per modificare la configurazione predefinita di Posta in arrivo di Gmail.Tutte le opzioni nel menu a discesa diverso da Predefinito eliminare le cinque schede predefinite.
Molte caselle di posta classiche mostrano messaggi non letti nella parte superiore della Posta in arrivo. Se questo è ciò che desideri, fai clic su Non letto prima opzione e fare clic su Salva I Cambiamenti pulsante.
Il Non letto i messaggi vengono visualizzati nella parte superiore della Posta in arrivo in ordine cronologico dal più recente al più vecchio. Sotto c'è una sezione della posta in arrivo chiamata Tutto il resto. La tua casella di posta elettronica è suddivisa in due sezioni.
Posta in arrivo di Gmail configurata per mostrare prima i messaggi non letti.Anche le altre opzioni non predefinite dividono la tua casella di posta. Ecco cosa vedrai con ciascuna di queste opzioni:
Se decidi di tornare alla visualizzazione predefinita di Gmail, seleziona Predefinito dal menu a discesa e fare clic su Salva I Cambiamenti pulsante.
Allontanarsi dalle impostazioni di Posta in arrivo predefinite può aiutarti a utilizzare la Posta in arrivo in modo più efficace, soprattutto se in genere non ricevi messaggi che rientrerebbero in una delle schede predefinite.
Poiché tutti i messaggi che non sono stati spostati sotto un'etichetta sono visibili nella Posta in arrivo, la riconfigurazione delle impostazioni può aiutarti a trovare i messaggi che potrebbero essere stati ordinati per errore in una delle schede.
La riconfigurazione della tua casella di posta non è probabilmente il modo migliore per organizzare la tua posta elettronica se sei in molte mailing list, ricevi molte notifiche sui social media o ricevi molte email promozionali.
Un modo per mantenere ordinata la posta in arrivo è archiviare i vecchi messaggi. Ecco cosa devi sapere sull'archiviazione dei messaggi in Gmail.
Archiviare un messaggio è facile. Inizia dalla schermata principale di Gmail. Fare clic sulla casella accanto al messaggio o ai messaggi che si desidera archiviare.
Per archiviare un messaggio, fare clic sulla casella di controllo e fare clic su Archivio opzione.Un menu viene visualizzato sopra i messaggi. Clicca il Archivio icona (sembra una scatola). Il messaggio selezionato è archiviato.
Esistono due modi per trovare un messaggio archiviato:
Il Tutte le mail l'etichetta si trova in genere nella parte inferiore dell'elenco delle etichette. Per trovare il messaggio archiviato in Tutte le mail etichetta, vai in fondo alla barra laterale di Gmail. Potrebbe essere necessario fare clic Di Più per vederlo. Clic Tutte le mail. Scorri i messaggi fino a trovare quello che stai cercando.
Se si archivia accidentalmente un messaggio, è possibile restituirlo alla posta in arrivo.
Apri i tuoi Tutte le mail etichetta. Trova i messaggi che vuoi tornare nella tua casella di posta. Fai clic sulla casella accanto a ciascun messaggio. Clicca il Sposta in posta in arrivo icona sopra i messaggi.
Utilizzare il Sposta in posta in arrivo pulsante per annullare l'archiviazione dei messaggi.Quando guardi una conversazione in Tutte le mail dopo averlo spostato sul tuo Posta in arrivo, si noti che a Posta in arrivo l'etichetta (grigia) è stata applicata ai messaggi.
Organizzare la tua casella di posta in Gmail è un buon primo passo verso una migliore produttività della posta elettronica. Eppure, ci sono più fantastiche tecniche di posta elettronica che puoi usare rapidamente.
Se hai bisogno di liberare il tuo tempo, e impara come meglio rimanere in cima ai tuoi messaggi email più importanti, allora ottieni l'ebook Inbox Zero Mastery, che puoi scaricare gratuitamente quando lo fai iscriviti alla newsletter di Tuts + Business. È pieno di strategie di posta elettronica utilizzabili per aiutarti a domare la tua casella di posta.
Puoi organizzare la tua posta in arrivo di Gmail utilizzando Schede ed etichette. Puoi anche configurare la tua casella di posta in un modo che funzioni meglio per te.
Essendo un piccolo imprenditore che usa Gmail, è importante capire sia il sistema Gmail che le proprie esigenze di posta elettronica. Una volta compreso come funziona Gmail, saprai come organizzare Gmail in modo che sia più efficiente per le tue esigenze.
Trova tutorial più utili nella nostra Guida per principianti per l'utilizzo di Gmail.
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