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Oltre 89 miliardi di email aziendali vengono inviate ogni giorno in base alle recenti statistiche pubblicate in Mashable. Questo non include nemmeno gli oltre 55 miliardi di email personali inviate ogni giorno.
L'email è una parte importante del modo in cui conduciamo gli affari e le nostre vite. Tuttavia, poche persone conoscono il modo giusto per iniziare e terminare un'e-mail aziendale professionale per ottenere i migliori risultati.
In questo tutorial ti mostrerò il modo migliore per iniziare e terminare un'e-mail aziendale professionale. Spiegherò anche lo stile della posta elettronica e discuterò l'importanza di identificare il pubblico di destinazione.
Scrittura e-mail (fonte grafica) Prima di saltare in questo post, impara strategie email professionali nel nostro nuovo ebook, The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery (prendilo gratis ora):
Prima di poter scrivere un inizio e una fine efficaci per la tua email, identifica il pubblico di destinazione per la tua email. Un pubblico di destinazione è quello che stai cercando di raggiungere con la tua email. Può essere un individuo specifico o un gruppo di persone.
Ad esempio, uno sviluppatore web che scrive un'e-mail aziendale a un'azienda per vedere se ha bisogno di lavoro di sviluppo web ha un pubblico di riferimento del gestore assumente. Al contrario, una email scritta al tuo amico per vedere se ci sono delle aperture per uno sviluppatore web nella compagnia in cui lavorano ha un pubblico di destinazione del tuo amico.
È importante sapere chi stai cercando di raggiungere con la tua email. Il tuo pubblico di destinazione influisce sul tuo stile di scrittura delle email, compresa la tua email di inizio e fine. Ecco le due distinzioni più comuni tra i destinatari della posta elettronica:
È una buona idea imparare il più possibile sul tuo pubblico di destinazione. Se puoi, indirizza la tua email a qualcuno a te noto all'interno dell'organizzazione aziendale alla quale stai scrivendo.
Se non conosci qualcuno nell'organizzazione, prova ad imparare il nome e il titolo della persona a cui stai scrivendo e usali nell'e-mail. Le persone hanno maggiori probabilità di rispondere se indirizzate direttamente.
Ci sono momenti in cui potresti dover inviare un'email a un pubblico sconosciuto. Ad esempio, potresti rispondere a un annuncio per un concerto freelance e l'annuncio non include il nome di una persona. Nonostante la tua migliore ricerca sull'azienda, non riesci a capire a chi indirizzare l'email. In questi casi, solitamente è meglio iniziare la tua email con un'apertura generica, ma amichevole, come "Ciao".
Evitare "A chi può interessare" che sembra troppo rigido e formale.
Il tuo pubblico influisce anche sullo stile e sul tono della tua email. Un'email aziendale professionale che invii a un amico può essere meno formale e più personale di un'email commerciale che invii a qualcuno che conosci a malapena oa qualcuno che non hai mai incontrato.
Quando possibile, indirizza la tua email a una persona. Ma ci sono alcune situazioni aziendali in cui potrebbe essere necessario inviare un'email di gruppo. Ecco alcuni esempi:
Sono sicuro che puoi pensare ad altri esempi che si applicano alla tua attività.
Se invii un'email a un gruppo, è una buona idea mostrare le caratteristiche comuni del gruppo. Questo può aiutarti a decidere come indirizzare la tua email e quale tono usare.
Ad esempio, un'e-mail inviata a un gruppo di avvocati sarebbe più formale di un'e-mail inviata a un gruppo di studenti universitari.
Lo stile che usi per scrivere la tua email influenza l'efficacia della tua email. Inoltre, l'inizio e la fine della tua email saranno diversi a seconda dello stile che scegli.
Ci sono tre cose che devi sapere sullo stile della email:
Diamo un'occhiata a ogni problema di stile email.
Anni fa, tutte le e-mail aziendali professionali sono state inviate utilizzando uno stile formale. Potrebbe essere stato insegnato a usare uno stile formale per scrivere tutte le e-mail aziendali.
Il problema principale con molti messaggi di posta elettronica formali è che suonano rigidi.
Prestare attenzione alle convenzioni dell'organizzazione in cui stai scrivendo. Oggi molte organizzazioni preferiscono uno stile di email informale e informale anche per le e-mail aziendali professionali.
Mentre uno stile di email formale funziona con molte aziende, alcune aziende preferiscono un tono meno formale. Ecco alcuni segnali che è appropriato usare un linguaggio meno formale nella tua email:
Uno dei maggiori problemi con le e-mail è che il destinatario non può vedere il tuo linguaggio del corpo. Ciò può causare malintesi.
Ad esempio, scrivevo quelle che pensavo fossero email professionali. Sono arrivato al punto giusto rivolgendosi al destinatario e ho solo affrontato l'argomento che volevo coprire. Sono rimasto scioccato quando uno dei miei clienti mi ha risposto e mi ha chiesto perché ero così scortese nelle mie e-mail. Ho dovuto ripensare al modo in cui scrivevo le email.
Per le email a quel cliente, ho aggiunto una frase più amichevole all'inizio di ogni email, come ad esempio:
Quale risultato in una risposta positiva. Tieni presente però, dovresti evitare di aprire frasi troppo rigide, come:
L'obiettivo è quello di connettersi con il destinatario prima di entrare nell'argomento della tua email.
Come avviare un'e-mail aziendale? Il tuo indirizzo email è la prima cosa che un destinatario vede. Un buon inizio significa che lasci una buona impressione. Un brutto inizio di e-mail potrebbe significare che la tua e-mail aziendale va direttamente nella spazzatura.
Ecco i tre elementi di un buon inizio email:
Diamo un'occhiata a ciascun elemento.
La maggior parte dei destinatari di e-mail scansiona le righe dell'oggetto nella sua casella di posta elettronica per decidere quali e-mail sono importanti e quali possono essere gestite in seguito o cancellate. Se si desidera leggere la propria e-mail aziendale professionale, è essenziale che una buona riga dell'oggetto della posta elettronica sia di vitale importanza.
David Masters ha ottimi consigli sulla creazione di linee tematiche per e-mail ad alte prestazioni:
Masters sottolinea che le buone linee tematiche delle e-mail sono rilevanti per il pubblico, specifiche ogni volta che è possibile e sono personalizzate. Inoltre, le righe di soggetto e-mail che cercano troppo difficile catturare l'attenzione del lettore, spesso falliscono. I punti esclamativi non equivalgono a tariffe aperte più elevate. E non inviare mai un'e-mail con una riga dell'oggetto vuota. Molti sistemi di posta elettronica ordinano i messaggi con righe vuote nella cartella Spam.
Il saluto di un'e-mail è a chi è indirizzata l'email. Nelle e-mail più formali, è spesso preceduta dalla parola "Caro".
Alcune aperture di esempio di e-mail commerciali formali includono:
"Dear Sir" e "Dear Madam" usati da soli potrebbero essere offensivi se non sai se stai scrivendo a un uomo o una donna. Prova "Gentile Signore o Signora" se vuoi usare questo saluto.
"Ciao", anche se meno formale, è anche meno probabile che offendi ed è un buon modo per iniziare una e-mail quando non si conosce il nome del destinatario.
Quando scrivi a qualcuno che è in una posizione di autorità o più vecchio di te, inizia l'e-mail con "Gentile Sig. Jones", "Gentile Signora Lopez" o "Caro Dott. Smith". Ad esempio, "Caro Dott. Smith" sarebbe un modo rispettoso per uno studente di iniziare un'e-mail a un professore universitario. Evita di usare "Miss" o "Mrs." Poiché lo stato civile non è di solito rilevante.
Quando si utilizza il nome o il cognome di una persona, controllare sempre l'ortografia del nome. Un nome scritto male lascia una cattiva impressione.
Se l'organizzazione incoraggia le e-mail meno formali, potrebbe essere opportuno iniziare un'e-mail con un semplice "Ciao". Se conosci il nome della persona, includilo. Ad esempio, "Ciao Giovanni".
Stai attento, però. Sebbene i saluti informali siano percepiti come più amichevoli, puoi essere troppo disinvolto. Se sei incerto, è meglio essere un po 'troppo formale con il tuo saluto e-mail.
C'è una cosa troppo informale con una email aziendale. La maggior parte degli esperti concorda sul fatto che le abbreviazioni di messaggi di testo non sono mai un buon modo per iniziare o terminare un'e-mail aziendale. Ecco alcuni esempi di messaggi di testo che non dovresti usare in una email professionale:
La prima frase di un'e-mail determina se il destinatario continuerà a leggere. Una buona prima frase è come iniziare un'e-mail professionale. Non posso iniziare a dirti quante e-mail ho eliminato perché la prima riga mi ha detto che la persona non aveva alcuna attività commerciale che mi scrivesse.
Ecco alcuni esempi di cattive linee di apertura e come risolverli:
Quando scrivi a qualcuno che non conosci ma hai una connessione, fai riferimento a quella connessione. Ad esempio, potresti dire "Mi è piaciuta la tua presentazione sull'usabilità al meeting [nome dell'organizzazione] del mese scorso" o "Ho letto il tuo recente articolo su [subject] nella pubblicazione XYZ."
Attenzione, non fingere che ci sia una connessione quando non c'è. Se non hai partecipato alla presentazione del destinatario o non hai letto il loro articolo, sarà facile per loro scoprire. Come scrittore, ricevo spesso e-mail da persone che dichiarano di aver letto il mio articolo, ma un'ulteriore discussione con loro rende evidente che hanno solo guardato il titolo.
Sei mai arrivato alla fine di una email e non sei sicuro di come terminarlo? Non sei solo. Anche la chiusura di un'email è importante. Questo è uno dei motivi per cui Envato Market ha decine di modelli di firma e-mail professionali che includono tutti gli elementi di una buona fine di e-mail. Ecco un esempio di design dal modello di firma e-mail in nero:
Modello di firma dell'email nero. Include 30 varianti di layout con file HTML e Photoshop.Ricordo di essere stato spaventato alcuni anni fa da un cliente che mi ha chiuso la sua e-mail con le parole "Love Ya." Avevo appena finito un enorme lavoro di fretta per lui, ma in realtà non lo conoscevo bene. È venuto fuori che era semplicemente grato di essere stato disponibile a fare un così grande lavoro con così poco preavviso, ma il suo finale troppo familiare mi ha fatto un po 'a disagio al momento.
Ecco gli elementi del modo giusto per chiudere un'email:
Come con la sezione di apertura dell'email, i termini dei messaggi di testo non sono accettabili in una email aziendale. Ecco alcuni esempi di chiusure da evitare:
Porta avanti la tua e-mail imparando in modo che tu possa non solo scrivere meglio, ma anche mantenere la tua casella di posta elettronica organizzata ed essere produttiva. Le risposte tempestive e la memorizzazione della massa di e-mail che ricevi sono altrettanto importanti delle efficaci tecniche di scrittura e-mail.
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È possibile creare inizia e terminazioni e-mail aziendali professionali efficaci. Per riassumere ciò che abbiamo imparato in questo tutorial, inizia e termina le tue email aziendali professionali:
Ulteriori informazioni sulla scrittura di e-mail professionali in questo tutorial completo:
Oppure consulta la nostra Guida all'apprendimento (serie di esercitazioni) su: Scrittura di e-mail commerciali efficaci.
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