Share
La tua piccola impresa ha bisogno di un manuale per i dipendenti?
Per molti imprenditori, un manuale per impiegati può sembrare il tipo di burocrazia burocratica di cui solo le grandi aziende devono preoccuparsi. E alcuni potrebbero non sapere di cosa si tratta e nemmeno ci hanno pensato. Ma, in effetti, una volta che inizi ad assumere più di una manciata di dipendenti, un manuale può essere molto prezioso.
In questo tutorial imparerai come scrivere un manuale per i dipendenti. Scopri esattamente che cos'è un manuale per i dipendenti, perché la tua piccola impresa potrebbe averne bisogno e cosa dovrebbe esserci. Vedremo anche alcuni modelli ed esempi utili per aiutarti a iniziare a creare il tuo manuale per i dipendenti delle piccole imprese.
Sei pronto a scrivere il tuo manuale per i piccoli imprenditori? (Fonte fotografica)Un manuale per i dipendenti, a volte chiamato anche manuale per i dipendenti o manuale per le politiche e le procedure, è un documento che informa i membri dello staff di cosa aspettarsi quando lavorano per te.
Sebbene spesso si tratti di dettagli pratici come il tempo di ferie, i benefici, le procedure disciplinari e così via, può anche essere un ottimo posto per presentare i dipendenti alla società in altri modi. Puoi spiegare i valori della tua azienda e il tipo di posto di lavoro in cui ti trovi. Puoi far sapere ai dipendenti chi possono contattare se hanno domande o problemi. C'è molto di più che puoi coprire - entreremo più nel dettaglio dei contenuti più avanti nel tutorial.
Non esiste un formato predefinito per la scrittura di un manuale del dipendente. Questo è il tuo documento e puoi scegliere come comunicare con i tuoi dipendenti: infatti, il tono e il formato che utilizzi possono comunicare essi stessi qualcosa sui valori della tua azienda. Il manuale può essere giocoso o formale, contemporaneo o tradizionale, carico di grafica o di testo. Vedremo alcuni esempi e modelli più avanti nel tutorial, in modo da poter vedere come le altre aziende lo hanno gestito.
Tradizionalmente, era un libro stampato e molte aziende usano ancora quel formato. Ma puoi anche renderlo disponibile in forma digitale, magari accessibile su una intranet aziendale o su un server di file condiviso. Ciò è particolarmente utile se i tuoi dipendenti viaggiano spesso o lavorano in remoto, quindi possono accedervi da qualsiasi luogo.
Lo scopo principale di un manuale per i dipendenti è quello di impostare le aspettative. Permette ai tuoi dipendenti di sapere quali tipi di benefici e supporto possono aspettarsi da te e quali sono gli standard, il lavoro e il comportamento che ti aspetti da loro in cambio. Garantisce chiarezza su entrambi i lati.
Quando sei appena agli inizi e hai solo uno o due membri dello staff, potresti non aver ancora bisogno di un manuale per i dipendenti: la comunicazione informale può funzionare perfettamente a quella scala. Ma quando inizi ad espanderti, inizierai davvero a vedere i vantaggi di avere quella documentazione chiara in atto. Vedremo alcuni di questi benefici nella prossima sezione.
Se non sei convinto della necessità di un manuale o di un manuale nella tua attività, leggi questa sezione per scoprire alcuni dei vantaggi.
Il punto principale di un manuale per i dipendenti è di documentare tutto ciò che un membro del personale deve sapere per svolgere il proprio lavoro. Ma a volte, l'atto stesso di documentare tutte queste cose ti aiuterà a trovare modi migliori di fare le cose.
Potresti scrivere la sezione sulle politiche di partecipazione, ad esempio, quando ti rendi conto che per alcune funzioni di lavoro, potrebbe non essere importante se qualcuno arriva in ritardo, a patto che ottengano il lavoro svolto (mentre per gli altri, a un certo punto) il tempo può essere molto importante). Quindi ottieni una formula più flessibile rispetto a quella che stavi utilizzando in precedenza.
Probabilmente sai cosa vuol dire iniziare un nuovo lavoro. Così tanti volti nuovi, un ufficio sconosciuto, diversi processi e gergo da quelli a cui sei stato abituato al tuo vecchio lavoro. E di solito hai mille domande da porre, e ti senti male nel chiedere loro perché tutti intorno sembrano così occupati con il loro lavoro.
Un manuale dei dipendenti ben scritto è perfetto per aiutare i nuovi dipendenti a trovare i piedi più velocemente. Anche se potrebbero non leggere l'intera copertina del libro da coprire, possono utilizzarlo come riferimento rapido per ottenere facilmente risposte alle loro domande.
Se non si dispone di un manuale per i dipendenti, si aspettano domande costanti, non solo da parte di nuovi dipendenti, ma anche da quelli esistenti. Quanti giorni di vacanza riceviamo? Per quali feste nazionali siamo pagati? Quali sono le regole sui conflitti di interesse o di lavoro in altri luoghi?
Ci sono un sacco di cose sul posto di lavoro che possono causare confusione e si può finire per passare un sacco di tempo a mettere in campo le stesse domande o, peggio, avere dipendenti che seguono le politiche sbagliate perché non hanno chiesto.
A volte, le aziende hanno le loro politiche documentate, ma in modo frammentato. Alcune cose sono registrate sulla intranet, ma in luoghi diversi, mentre altre sono state comunicate solo via email. Ogni volta che i dipendenti devono cercare qualcosa, devono imbarcarsi in una elaborata caccia al tesoro.
Questo può essere irritante per il tuo personale, e chiaramente non è un modo efficace di lavorare. Un manuale per i dipendenti raccoglie tutto insieme in un unico posto, in modo che sia facile e veloce trovare informazioni.
Anche se è facile impantanarsi nel nocciolo delle politiche e delle procedure, un manuale per i dipendenti è anche la tua occasione per raccontare la storia della tua azienda e far allineare i tuoi dipendenti attorno ai suoi valori. Perché la tua azienda esiste? A cosa stai lavorando? Qual è la tua posizione su cose come la diversità e la responsabilità sociale? Questo può essere un ottimo modo per motivare e stimolare i dipendenti e assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina dei valori dell'azienda.
Ho menzionato nella prima parte che lo scopo di base del manuale del dipendente è quello di stabilire chiare aspettative da entrambe le parti. Questa chiarezza può anche darti protezione legale.
Ad esempio, diciamo che devi licenziare uno dei tuoi dipendenti per scarsa partecipazione o per molestare un collega. L'impiegato potrebbe tentare di farvi causa per licenziamento ingiusto, sostenendo che non è mai stato chiaro a loro che quelle cose erano motivo di licenziamento. Se hai indicato queste norme nel tuo manuale e hai documentato il fatto che a tutti i dipendenti vengono date copie di questo, allora hai una difesa più forte.
Come accennato in precedenza, non esiste un formato richiesto su come scrivere un manuale per i dipendenti, ma ci sono alcune sezioni comuni che includono molte aziende e piccole imprese. In questa sezione, esamineremo quelle sezioni e ciò che potresti voler includere. Ma tieni presente che puoi sempre aggiungere a questo o personalizzare il documento per coprire ciò che è importante per la tua attività.
Nota importante: In alcune giurisdizioni, ci sono leggi sul lavoro che stabiliscono particolari cose che devi includere nei manuali dei dipendenti. Envato Tuts + ha un pubblico mondiale, quindi non possiamo coprire tutte le varianti locali qui. Assicurati di ricercare le normative locali che potrebbero essere applicate. È anche una buona idea avere un manuale del dipendente revisionato da un avvocato in modo da poter essere sicuro di rispettare tutte le leggi pertinenti e non rendersi vulnerabili a future controversie.
OK, ora diamo un'occhiata alle sezioni comuni da includere in un manuale per i piccoli imprenditori.
I manuali dei dipendenti spesso iniziano con un'introduzione generale e una panoramica dell'azienda. Potresti includere una breve cronologia dell'attività, una sequenza temporale di eventi chiave e una dichiarazione di valori e obiettivi importanti.
I tuoi dipendenti trascorrono molto del loro tempo al lavoro e la loro sicurezza è la cosa più importante. Questa sezione spiega alla gente cosa fare in caso di emergenza o incidente sul lavoro, come accedere al pronto soccorso, procedure antincendio e così via.
Questa è la tua opportunità di mostrare il tuo impegno per le pari opportunità sul posto di lavoro e di affermare che non tollererai discriminazioni o molestie basate su età, razza, religione, sesso o orientamento sessuale, disabilità, ecc..
Puoi anche fornire maggiori dettagli su ciò che costituisce discriminazione e molestie, in modo che le persone siano chiare su ciò che viene coperto e dare ai dipendenti una procedura che possono seguire se ritengono di essere molestati o discriminati sul posto di lavoro. Per ulteriori informazioni sulla diversità, vedi le nostre serie sulla diversità sul posto di lavoro.
Fornisci i dettagli di quando e come i dipendenti possono aspettarsi di essere pagati, come saranno detratte le tasse e altre detrazioni e se saranno idonei per gli straordinari (se alcuni dipendenti vengono pagati gli straordinari e altri no, o se alcuni sono a tempo pieno e altri part-time, rendono le classificazioni molto chiare). È inoltre possibile includere dettagli di altri tipi di compensi come bonus e opzioni su azioni se applicabili.
Quindi, descrivi in dettaglio le eventuali prestazioni aziendali offerte, ad esempio l'assicurazione sanitaria, le pensioni e così via. È inoltre possibile includere dettagli sulle politiche di ferie pagate qui, come congedi parentali, assenze per malattia, ferie per ferie e così via. Per ulteriori informazioni sui vantaggi, consultare il precedente tutorial di questa serie:
Quali standard ti aspetti dai tuoi dipendenti? Qui è possibile specificare qualsiasi cosa, da un codice di abbigliamento al livello previsto di frequenza e puntualità. Potresti anche occuparti di cose come l'uso di internet e dei social media, se vuoi porre delle restrizioni su questo.
Spetta a te, però, a quanti dettagli vai. Alcune aziende preferiscono non fornire una lista di regole punitive qui, invece di fornire linee guida generali e lasciare che i dipendenti utilizzino la loro discrezione. Vedrai alcuni esempi più tardi. Potrebbero tuttavia esserci alcune cose che devono essere rigorose e chiare con il manuale dei dipendenti delle piccole imprese, tuttavia, come la necessità di mantenere riservati i dati aziendali e dei clienti.
Dare ai dipendenti una chiara idea di ciò che costituisce motivo di azione disciplinare e quale tipo di azione sarà intrapresa. Fai sapere loro cosa possono fare se sentono di essere stati trattati ingiustamente. Quindi è possibile impostare la politica di ciò che accade in caso di cessazione.
Tieni presente che le procedure disciplinari che esponi in questa sezione potrebbero essere vincolanti, quindi fai attenzione a impegnarti in tutto ciò che non vuoi seguire in ogni singolo caso. Ad esempio, se dichiari nel manuale che ti viene fornita una serie di avvertimenti verbali e scritti per problemi disciplinari, potresti trovarti nei guai se in seguito licenzi un dipendente senza aver dato tutti questi avvertimenti.
È importante documentare il fatto che a ciascun dipendente è stata fornita una copia del manuale. Così ogni dipendente deve firmare un avviso di ricevimento del manuale, che di solito è incluso alla fine del libro, affinché il dipendente possa firmare e staccare, in modo da poter conservare la copia nel proprio file personale. Nel caso ci sia qualche controversia dopo, questo impedisce alle persone di affermare di non essere a conoscenza delle politiche.
Quando hai un avvocato rivedere il manuale del tuo dipendente, possono consigliarti di includere una formulazione aggiuntiva, affermando, ad esempio, che il manuale è una guida, non un contratto, e che il futuro impiego non è garantito. La formulazione dipenderà da dove sei basato e dalla tua situazione particolare, quindi assicurati di avere una consulenza legale individuale.
Anche se un manuale per i dipendenti è un documento individuale per ciascuna società che probabilmente vorrai redigere da solo, può certamente essere d'aiuto iniziare con un modello su cui lavorare. Quindi, in questa sezione, collegherò ad alcune risorse utili per i modelli di manuali per i dipendenti. Vedremo anche alcuni esempi di vita reale. Questi possono aiutarti a scrivere il tuo manuale di piccola impresa o dipendente.
Ci sono alcuni siti web in cui è possibile trovare modelli di manuali per i dipendenti. Ad esempio, Human Resource Solutions nel Regno Unito fornisce un modello di manuale dei dipendenti gratuito sul suo sito web. Il documento è lungo 40 pagine e abbastanza dettagliato, quindi sarebbe un buon punto di partenza per creare il tuo documento.
Oppure, per qualcosa di più personalizzato, prova questo strumento basato sul web fornito da Rocket Lawyer. Invece di fornire un modello, ti consente di creare il tuo documento online fornendo informazioni sulla tua azienda e le politiche che desideri includere. Per poter accedere al risultato finale è necessario registrarsi per un periodo di prova gratuito dell'appartenenza a Rocket Lawyer.
Ci sono molti altri modelli e creatori di documenti là fuori. Prova FitSmallBusiness, ad esempio, o FormSwift. Tieni presente che alcuni dei modelli che troverai online sono personalizzati in base alle regole di determinati Paesi, quindi potresti doverli modificare e / o ottenere un parere legale se ti trovi altrove.
Ricorda inoltre che più personalizzazione puoi fare, meglio è. Usa i modelli come punti di partenza, non prodotti finiti. Come vedrai tra un momento, un manuale veramente personale può essere un modo molto efficace di comunicare con i tuoi dipendenti.
Ora diamo un'occhiata ad alcuni veri manuali di aziende reali. Per prima cosa, dai un'occhiata al manuale del dipendente Rock Spring Farm, fornito per gentile concessione di Practical Farmers of Iowa. È un semplice manuale per le piccole imprese che spiega un po 'l'azienda e poi passa attraverso molte delle sezioni che abbiamo appena discusso. È lunga solo 12 pagine e abbastanza leggibile, e ci sono anche dei bei tocchi personali: dai un'occhiata alla pagina "Segreti di squadra" alla fine.
Alcune aziende scelgono anche di fare qualcosa in più. Questo articolo del Nasdaq elenca alcuni esempi interessanti da prendere come ispirazione.
Ad esempio, lo sviluppatore di videogiochi, il manuale di Valve Corporation, ha il miglior sottotitolo di sempre:
"Un'avventura senza paura nel sapere cosa fare quando nessuno è lì a dirti cosa fare"
Poi continua, con un tono meravigliosamente colloquiale, a spiegarti cosa vuol dire lavorare a Valve. Ci sono alcune politiche e procedure qui, ma in realtà non sembra che tu stia leggendo un documento politico. Sembra che tu stia ricevendo un'introduzione amichevole a un posto in cui sarebbe divertente lavorare.
Manuale del dipendente Valve Corporation.Sito web finanziario Il Motley Fool, d'altra parte, propone un "Fool's Rules" interattivo basato sul web, una sorta di slideshow in cui è possibile visualizzare video, fare clic per ulteriori informazioni in determinate aree e così via. Ancora una volta, copre alcune delle stesse basi di un manuale tradizionale, ma in un modo più creativo, con una forte enfasi sui valori aziendali.
Manuale degli impiegati online di Motley Fool.In questo tutorial, hai imparato tutto sui manuali per le piccole imprese. Hai visto quello che sono e i benefici di averli. Hai imparato a conoscere alcuni tipi comuni di informazioni che le aziende includono nei loro manuali dei dipendenti. E hai visto alcuni grandi esempi di manuali dei dipendenti della vita reale, oltre a alcuni modelli che puoi utilizzare per aiutarti a crearne di tuoi.
Ora sei in ottima forma per iniziare a scrivere un manuale per i dipendenti per la tua attività. Se hai trovato utile questo tutorial, dovresti anche dare un'occhiata ad alcuni degli altri di questa serie, in cui trattiamo approfonditamente le funzioni delle piccole aziende. Nell'ultimo tutorial, abbiamo esaminato gli stipendi e i benefici, e nel prossimo, stiamo affrontando la formazione e lo sviluppo.
Iscriviti al nostro Tuts + newsletter aziendale utilizzando il modulo nella barra laterale, e sentirai le prossime versioni di questa serie e altri nuovi articoli di lavoro settimanali.
Accentsconagua