Il tuo progetto vale il rischio?

Assolutamente tutto nella vita comporta un rischio. Sia che tu cammini o guidi, sposati o resti single, vai al college o vai al lavoro, stai correndo un rischio. Non puoi nemmeno evitare il rischio non facendo nulla! Dopo tutto, i pantofolai corrono il rischio di obesità, diabete e ipertensione.

Considerata la realtà che nessuna azione o addirittura inazione è priva di rischi, come si decide se un progetto o un cambiamento nella propria azienda valgono il rischio? 

Ci sono davvero diverse parti per l'analisi del rischio. Uno è una semplice analisi dei rischi, della loro verosimiglianza e del loro impatto se dovessero accadere. Il secondo è la costruzione di una matrice di rischio per aiutare il tuo team a visualizzare il significato relativo dei vari rischi. Il terzo è un piano di gestione del rischio - una revisione di ciò che sarebbe necessario per attenuare i rischi inevitabili inerenti al piano. 

Per rendere questo un po 'più chiaro, immagina che stai pianificando un evento sociale aziendale. Hai preparato un piano base per un picnic, giochi all'aperto e un falò serale. Dovrebbe essere molto divertente, ma, come con tutto nella vita, ci sono dei rischi.

Un'analisi del rischio ti dirà che potrebbe piovere ... i membri del team potrebbero scegliere di non prendere parte ai giochi ... e il falò della sera potrebbe diventare un incendio notturno se non gestito correttamente. Questo tipo di analisi ti dirà anche che la pioggia è molto improbabile, come ti capita di vivere in una zona desertica, ma condizioni molto secche significano che i falò sono piuttosto pericolosi.

Una matrice di rischio ti aiuterà a visualizzare l'importanza di questi rischi, in modo da poter determinare meglio quali sono abbastanza importanti da gestire e che possono essere semplicemente evitati. 

Un piano di gestione del rischio includerebbe quasi certamente la selezione di alternative di sede in caso di pioggia, attività di costruzione dello spirito per aumentare il livello di interesse nei giochi e attività alternative di divertimento serale che non richiedono una fiamma reale.

Naturalmente, nessuna di queste analisi può essere accurata al 100%: nessuno può giudicare il rischio con certezza del 100%. Il che spiega, tra le altre cose, perché il gioco d'azzardo e le assicurazioni continuano ad essere industrie così popolari! Ma il processo di riconoscimento, identificazione e pianificazione del rischio può aiutare te e la tua azienda a garantire che stai proteggendo le tue scommesse e pianificando a lungo termine.

Condurre un'analisi dei rischi

Una volta identificato il progetto, i suoi obiettivi e un gruppo di membri del team con le competenze per intraprendere il lavoro, sei pronto ad andare avanti con l'analisi dei rischi. Certo, è bello avere i fondi e il tempo per assumere un esperto di analisi dei rischi esterni, ma, come la maggior parte di noi, potresti dover diventare tu stesso quell'esperto! Se è così, non preoccuparti: il processo non è terribilmente complesso.

Passaggio 1: identificare i rischi

Nessuno capisce il rischio come le persone che vivono con lui ogni giorno. La tua forza vendita comprende i rischi insiti nella sovra o sotto offerta; il tuo team di marketing comprende i rischi di provare un nuovo tipo di messaggistica. Quindi dovrai rivolgerti alla tua squadra mentre inizi a stilare la lista dei rischi. Per fare questo, puoi intervistare singoli membri del team, organizzare incontri di brainstorming, rivedere valutazioni di progetti passati, simili o (idealmente) fare tutte e tre le cose.

Passaggio 2: valutare i rischi 

La valutazione dei rischi comporta l'elaborazione di risposte valutate per due domande correlate:

1. Quanto è grande la probabilità che questo problema si verifichi?
2. Se questo problema dovesse verificarsi, quale sarebbe l'impatto sul nostro progetto?

Dare ad ogni rischio un punteggio da 1 a 9, con 1 il minimo rischio o il minimo impatto e 9 il più grande. Quindi, per esempio, tornando al picnic aziendale, il rischio che Margaret in Marketing dimentichi di portare l'insalata di patate è piuttosto alto (forse un 8), ma l'impatto che avrebbe sull'evento è molto lieve (forse un 2) . Viceversa, il rischio di una forte tempesta potrebbe essere piuttosto basso, ma avrebbe un impatto devastante.

Il processo di valutazione dei rischi può essere abbastanza complesso, coinvolgendo modelli matematici. Per lo meno, quasi certamente comporterà un certo livello di ricerca. Per il tuo picnic, potresti non voler realmente modellare il probabile risultato di avere certi eventi, ma per lo meno, ti consigliamo di guardare le tendenze del tempo per vedere quanto è probabile che tu verifichi forti tempeste durante il pomeriggio.

Quando hai finito con la tua analisi, dovresti avere un elenco di rischi con due numeri accanto a ciascuno. È comodo assegnare a ogni rischio una lettera, in modo da renderne più facile la mappatura sulla matrice di analisi del rischio.

Passaggio 3: creare una matrice di analisi del rischio

Una matrice di analisi del rischio è un grafico o un grafico quadrato suddiviso in quattro caselle, che rappresentano il rischio grave, elevato, elevato e protetto. Lungo un asse del grafico si trovano i numeri da 1 a 9 che rappresentano la frequenza di probabilità; lungo l'altro asse ci sono i numeri da 1 a 9 che rappresentano la gravità o il significato. Se lo desideri, puoi colorare il codice del tuo grafico come mostrato. Quando hai tracciato le tue minacce, diventerà visivamente evidente quali sono le più significative e le più probabili (e viceversa). 

Matrice di analisi del rischio (tabella vuota).

Calcola i tuoi rischi come faresti con qualsiasi altra informazione posizionando la lettera che rappresenta il rischio sul grafico a cui appartiene. Un rischio con una probabilità di 8 e un valore di 7 verrebbe tracciato nella zona rossa, il che significa che è una grave minaccia, mentre un rischio con una probabilità di 4 e un significato di 3 verrebbe tracciato nella zona blu, il che significa che è un rischio minore.

Preparare il terreno per un piano di gestione dei rischi

Con la tua matrice in mano, ora puoi vedere chiaramente e condividere facilmente le informazioni sui rischi relativi al tuo progetto pianificato. Ciò significa che sei pronto per iniziare a pensare a come gestire tali rischi in base alla loro verosimiglianza e gravità.

Esistono solo pochi metodi di base per gestire i rischi, indipendentemente dalla tua attività o dai rischi che prevedi. Sceglierai lo stile di gestione del rischio in base al tipo di rischio che stai affrontando. Qui, secondo l'Association for Project Management, ci sono le tue opzioni:

• Rimuovere: Qualsiasi rischio che possa essere facilmente rimosso dal progetto dovrebbe essere rimosso dal progetto. Nel caso del picnic aziendale, ha senso dire di no a un falò.
• Ridurre: Molti rischi possono essere ridotti adottando azioni relativamente economiche e semplici prima di iniziare. Ad esempio, se uno dei tuoi rischi comportava risposte negative da parte del management, un modo semplice per ridurre il rischio potrebbe essere quello di coinvolgere il management superiore nei primi brainstorming e nei processi decisionali.
• Evitare: Cosa farai se si presentasse questo problema? Qual è il tuo "piano B"? Nel caso del picnic, una grande opzione per evitare un rischio legato al clima è avere a disposizione una sede al coperto.
• Trasferimento: Qualcun altro può assumersi la responsabilità per il tuo rischio? Ad esempio, se hai assunto una ditta esterna per organizzare il tuo picnic, puoi anche chiedere loro di riflettere e offrire opzioni accettabili dato il rischio di pioggia.
• Accettare: Alcuni rischi valgono la pena. Rischieresti di essere imbarazzato se offrissi l'opportunità di pronunciare il discorso di laurea alla tua alma mater? È probabile che tu dica "sì" e accetti la possibilità che la tua mente si spenga al microfono. Alcuni rischi, d'altra parte, sono così leggeri che puoi facilmente adattarli alla loro gestione. Non avere insalata di patate è un tale rischio. Certo, Margaret potrebbe dimenticare di portarlo, ma ... e allora?

Comprendendo le tue opzioni, ora puoi - con o senza l'aiuto del consulente o dei membri del tuo team - esaminare la matrice dei rischi e assegnare risposte appropriate a ciascun elemento.

Creazione del piano di gestione dei rischi

Il piano di gestione dei rischi è un documento basato su tutto il lavoro svolto finora, che include la matrice e l'assegnazione delle strategie per ciascun rischio. Laddove la strategia implichi più di una semplice accettazione, dovrai collaborare con le parti interessate per determinare la migliore linea d'azione nel caso in cui il rischio diventi una realtà.

Questo documento deve essere letto, rivisto e approvato dai membri del tuo team e da eventuali altri stakeholder, in modo che tu sia sulla stessa pagina per quanto riguarda la migliore linea d'azione in ogni situazione. Con il tuo piano di gestione dei rischi approvato, sarai pronto a mitigare o evitare molti rischi. Forse ancora più importante, avrai un "Piano B" in mano nel caso in cui rischi significativi diventino problemi reali.

Un piano di gestione del rischio diventa, in sostanza, un'assicurazione contro un'ampia gamma di possibilità. Quanto è utile? Secondo la NASA, una strategia di gestione del rischio ben progettata è stata uno strumento importante per garantire il successo di molte missioni di alto profilo come la riparazione del Telescopio Hubble. Secondo un documento di Case Study che descrive la gestione del rischio alla NASA, la matrice creata per i progetti legati allo spazio era più complessa della maggior parte, poiché alcuni progetti coinvolgono bilanci da miliardi di dollari e controlli internazionali mentre altri sono quasi invisibili al pubblico. Il risultato, tuttavia, valeva la pena del lavoro:

L'istituzione del livello di rischio nelle prime fasi del programma / progetto fornisce la base per i responsabili di programma e di progetto per sviluppare e attuare strategie e requisiti di assurance e di gestione del rischio adeguati e per comunicare efficacemente il livello accettabile di rischio. Il documento prepara le basi per l'esecuzione del progetto affrontando una miriade di requisiti che governano le parti, la progettazione dei materiali, guasti a punti singoli, analisi, software, test di verifica, assicurazione della qualità, recensioni e livello di accettazione del rischio.

Ovviamente, a meno che tu non stia lavorando per SpaceX, è improbabile che i tuoi rischi includano la perdita di un satellite importante o l'incapacità di salvare un telescopio spaziale da molti miliardi di dollari. Ma il tipo di rischio che si incorre è davvero fuori luogo. Il tuo business è importante per te e per i tuoi colleghi come un razzo su Marte forse per la NASA. La perdita di un importante prodotto, cliente o progetto potrebbe essere fatale per la tua azienda. Un'analisi e un piano di gestione dei rischi hanno il potere di garantire che non si rischi mai di rischiare più di quanto si possa permettere di perdere.

risorse

Graphic Credit: Arrows progettato da iconoci dal Progetto Noun.