Quando il progetto è finito - Organizzato

Quando il progetto è finito, non lo è davvero.

Potresti tirare un sospiro di sollievo, ma c'è ancora molto da fare. Sentiamo molto su come attrarre i clienti, stimare e gestire i progetti, ma il follow-up sembra essere dimenticato e questo è ciò che questa serie è tutta.

Nei prossimi numerosi post, parlerò di come organizzarmi per il follow-up, la riunione successiva, la fatturazione, insieme ad alcune tecniche per raccogliere referenze e testimonianze. Questo ti darà alcune idee, quindi non ti ritrovi a tirare fuori i capelli.

Organizzazione del progetto da parte dei numeri

Il follow-up del progetto inizia con l'inizio del progetto. Si spera che tu abbia una sorta di sistema di numeri di lavoro in atto. Ad esempio, i miei numeri di lavoro sono impostati in modo da conoscere la data di inizio del progetto, dove è caduto nel roster del mese e il cliente.

Un numero di progetto tipico per il mio lavoro sarebbe 1110-12 AB. I primi due numeri sono l'anno. Poi arriva il mese. Dopo questo è il numero di ruolo seguito dal cliente. Quindi 1110-12 AB mi ha detto che il lavoro era iniziato nell'ottobre 2011 ed era il dodicesimo progetto in quel mese. Inoltre so che è stato fatto per Acme Bells & Whistles.

Con un sistema, tutto ciò che devi fare è aprire il foglio di calcolo del tuo progetto, trovare il numero del lavoro e estrarre la cartella dal raccoglitore. È tutto lì.

Quando un progetto arriva e viene confermato, viene aggiunto al mio elenco di progetto, che è un semplice foglio di calcolo. Successivamente, viene creata una cartella di lavoro fisica con un'etichetta stampata elegante. Ha il numero del lavoro, il nome del cliente e del progetto su di esso.

Uso le cartelle tascabili dalla rete locale, ma non solo una qualsiasi cartella tascabile. Quelli che uso hanno un sacco di informazioni stampate su di essi - titolo del progetto, descrizione, elenco delle attività con uno spot per le date, un'area per i contatti del cliente, numeri di telefono, indirizzi e-mail, note e quali documenti sono allegati. Certo, sono un po 'più costosi, ma ne vale la pena. Mi salvano potenziali mal di testa in fondo alla strada.

Nella cartella del progetto vai tutti i bit di carta relativi al lavoro. Questi includono il modulo di stima, la proposta o la stima, il contratto, i moduli di approvazione, i registri del tempo, le fatture, le ricevute e così via. Ho un file rack per progetti attivi. I progetti completati sono spuntati nel buon schedario "ole", cronologicamente.

Perché hai bisogno di un sistema? Ecco cosa succede spesso. Passano un paio d'anni e il cliente ti chiama. Hanno una domanda sul loro concerto, hanno bisogno di qualche tipo di cambiamento o hanno un progetto simile. Senza un sistema in atto puoi diventare un po 'pazzo cercando di riprogettare te stesso e capire cosa hai fatto.

Con un sistema, tutto ciò che devi fare è aprire il foglio di calcolo del tuo progetto, trovare il numero del lavoro e estrarre la cartella dal raccoglitore. È tutto lì Certo, mio Dipartimento di Dipartimento di Redenzione richiede che anche una cartella digitale venga conservata e salvata.

Un'altra ragione per avere un sistema è che, nel corso del tempo, avrai richieste per progetti simili. Un sistema ben tenuto ti dà la possibilità di cercare progetti precedenti con specifiche simili. Puoi vedere facilmente quanto tempo è stato coinvolto, cosa hai fatturato e altri dettagli specifici. Questo ti dà la possibilità di agire in base ai fatti e non tirare numeri fuori dal gioco.

Lo sto facendo da molto tempo, quindi ho a disposizione molti dati per una varietà di tipi di progetti. Le mie stime sono ragionevolmente azzeccate. Lo sarà anche il tuo.

Con il tuo sistema di numero di progetto in atto, è il momento di uscire e trovare del lavoro per riempire tutte quelle cartelle con contratti, ordini di acquisto e altre informazioni sul progetto. Quando il progetto è completato e il tuo cliente sta facendo la danza felice è il momento di iniziare il tuo follow-up. Questo inizia con una riunione di follow-up, offline per i client locali o online per i client remoti.

Gestire la riunione di follow-up è l'argomento della prossima puntata di questa serie.