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In questo tutorial, ti mostrerò perché l'email non funziona per te e ti offre una soluzione per collaborare con altri in team per lavorare in modo più efficiente ed efficace.
Foto di: Matthew Henry (concesso in licenza)La crescita di Internet, negli ultimi 25 anni, ha aperto nuovi modi di lavorare, nuove industrie e nuove opportunità in un modo che pochi avrebbero potuto immaginare nei primi anni '90..
Envato, ad esempio, aiuta le persone a riuscire.
Sfoglia oltre nove milioni di risorse digitali sul mercato Envato, assumi designer e sviluppatori tramite Envato Studio, scarica risorse grafiche illimitate con Envato Elements, avvia semplici siti Web su Envato Sites e apprendi nuove competenze con esercitazioni e corsi, in una serie di aree tematiche, con Envato Tuts+.
Foto di: Matthew Henry (concesso in licenza)Come le imprese moderne, spesso basate su Internet o abilitate, cresce anche il problema della comunicazione. L'aumento di colleghi, collaboratori, clienti e fornitori si traduce in un aumento delle richieste al proprio tempo.
Ci sono una serie di sfide per i team, tra cui:
L'email non è sempre lo strumento migliore per una comunicazione efficace (con licenza d'uso)L'email è stata con noi da quando ognuno di noi ha usato per la prima volta Internet. Per molti, era quasi miracoloso che un messaggio potesse essere inviato e ricevuto, in qualsiasi parte del mondo, in pochi secondi.
È qualcosa che diamo per scontato in questi giorni.
Le caselle di posta elettronica invadono le email di marketing di aziende di pubbliche relazioni, iscrizioni alle newsletter, corrispondenza di amici, corrispondenza dei colleghi, requisiti del capo, informazioni dell'organizzazione, domande dei clienti e spam.
Un pasticcio orribile in cui la distrazione è una fuga costante nel tempo.
Ci sono molti sostenitori della casella di posta zero, ma, cerchiamo di essere chiari, è probabilmente meglio indirizzare la causa piuttosto che il sintomo.
Foto di Alok Sharma (con licenza d'uso)Frustrati e disillusi dall'e-mail, molti si rivolgono ai sistemi di messaggistica istantanea per tenere il passo con le cose che contano davvero.
Ciò significa l'adozione di iMessage, Telegram, WhatsApp o simili. Tuttavia, con la crescita dei contatti di messaggistica istantanea, aumenta anche la sfida di tenere traccia di ciò che è importante.
E poi c'è il collega che si rifiuta di usare la stessa app di messaggistica di tutti gli altri.
Team distribuiti geograficamente (immagine concessa in licenza per l'uso) L'organizzazione per la quale lavoro, Envato, è orgogliosa di lavorare con persone non solo nella sede centrale di Melbourne, in Australia. Il personale lavora da uffici e uffici domestici in diversi fusi orari in tutto il mondo.
All'interno del tutorial argomenti che gestisco: Computer Skills, 3D e Computer Graphics e Music & Audio: lavoro con gruppi di persone nel Regno Unito, Europa, Stati Uniti, India, Australia e altrove.
Questo modo di lavorare moderno spesso significa che i collaboratori del team non sono sempre disponibili allo stesso tempo.
Foto di: Nicole De Khors (con licenza d'uso)Piuttosto che perseguire l'obiettivo infinito della posta in arrivo zero, che non riuscirai mai a raggiungere a lungo, è molto più sensato utilizzare uno strumento di collaborazione in team.
Il software Team Collaboration separa le comunicazioni del team dalle e-mail e le integra persino in altre piattaforme, come Dropbox o Google Drive, per la condivisione senza interruzioni delle informazioni.
Crea una squadra con FlockPer lo scopo di questo esempio, ho scelto di creare un team in Flock poiché è un modo economicamente efficace per testare se la soluzione funziona per me.
Flock non è l'unica soluzione, ma è facile iniziare e lavorare con i colleghi.
IniziareVisita flock.com per iscriverti a Flock. È facile come inserire il tuo indirizzo email per iniziare.
Se l'indirizzo email che stai utilizzando viene eseguito su Google Apps, Flock ti offre l'opportunità di connetterlo.
Ciò significa che verrai autenticato tramite le credenziali dell'utente di Gmail e ti eviterà di dover creare ancora un altro nome utente e una combinazione di password univoca per il servizio.
Crea una squadraQuindi, crea una squadra.
Inserisci i dettagli personaliQuando richiesto, inserisci i dettagli del tuo profilo. Immettere un numero di contatto telefonico, se lo si desidera, soprattutto se voi e i vostri colleghi tornate in telefono occasionalmente. Probabilmente è un buon failsafe, nel caso ci siano problemi di connettività internet in futuro.
Aggiungere una fotografia di testa e spalle al proprio profilo aiuta nella comunicazione di squadra; è più veloce riconoscere e immaginare qualcuno che leggere il loro nome. I tuoi colleghi dovrebbero fare lo stesso.
Invita i membri del teamOgni squadra è valida solo come i suoi membri. Flock aiuta a invitare facilmente i colleghi a collaborare tramite la piattaforma. Flock ti manda email anche un paio di giorni dopo con i progressi su quelli che si sono iscritti e quelli che non lo hanno fatto.
Avvia un canale di comunicazioneÈ possibile che il team stia lavorando su diversi progetti con gruppi di persone coinvolte. In tal caso, è possibile impostare più canali e limitarli solo ai partecipanti necessari per tale collaborazione.
Definisci le impostazioni del canale: pubblico o privatoInserisci una descrizione significativa per il canale. Un'immagine aiuta le persone a differenziare rapidamente tra i canali.
Attiva l'impostazione per stabilire se il canale deve essere pubblico (aperto a tutti i membri del team) o privato (aperto solo ai membri che accettano un invito.
Una collaborazione efficace richiede che tutti i membri del team utilizzino lo strumento; non ti farà risparmiare molto tempo se alcuni inviano messaggi di posta elettronica poiché passerai del tempo a riparare due strumenti diversi.
Comunicare tramite canaliFlock consente ai colleghi di partecipare tramite canali specifici, questi possono essere utili per l'intero team per tenersi aggiornati con progetti particolari.
Comunicare tramite Direct MessagingCi sono momenti in cui vorresti discutere qualcosa in dettaglio o discutere di qualcosa che è privato, come le tariffe o la fatturazione. Per questo, puoi comunicare direttamente con qualsiasi membro del team.
Per questo, puoi comunicare direttamente con qualsiasi membro del team.
In questo tutorial, ho illustrato il motivo per cui l'e-mail non è la soluzione per lavorare in team, specialmente in luoghi e / o fusi orari diversi.
I vantaggi si ottengono consolidando la comunicazione e la condivisione delle informazioni all'interno di una piattaforma scelta in cui le persone possono gestire il proprio tempo in modo efficiente e lavorare efficacemente.
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