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Sta finalmente accadendo: hai lanciato la tua nuova attività commerciale o indipendente e alla fine sei arrivato il tuo primo cliente! Il brief del progetto è in, le idee sembrano grandi, e le cose stanno andando a gonfie vele, ma per quanto riguarda il pagamento? Se hai concordato un prezzo fisso o una tariffa oraria, dovrai richiedere formalmente il pagamento per il tuo lavoro una volta completato il progetto, con una fattura. E mentre il pensiero di creare fatture potrebbe sembrare scoraggiante per i principianti, è in realtà abbastanza semplice e per iniziare è necessario solo un elaboratore di testi di base o basato sul web.
Proprio come ti aspetti una bolletta dopo aver acquistato un articolo in un negozio, così anche un cliente si aspetta una fattura che dettaglia i servizi resi dopo aver lavorato con te. Questo documento non solo consente ai clienti di pagarti, ma ti aiuta anche a mantenere i tuoi conti in ordine. Inoltre, una volta creata la prima fattura, puoi semplicemente riutilizzare il documento di base come modello per tutti i tuoi progetti futuri.
In questo tutorial, ti mostrerò di cosa ha bisogno una fattura e come creare fatture personalizzate professionali che impressioneranno i clienti e ottenere rapidamente i tuoi pagamenti, utilizzando solo Word o qualsiasi altro elaboratore di testi che hai già.
Una fattura specifica i servizi resi o i prodotti consegnati da una parte a un'altra e indica il pagamento dovuto al fornitore. Senza di essa, i soldi che si scambiano le mani tra il fornitore e il cliente non possono essere contabilizzati, e la contabilità è importante quando è necessario determinare quanti soldi sta portando la tua attività e quanto sarai tassato. Inoltre, i tuoi clienti potrebbero avere team contabili con cui non puoi interagire direttamente, e devono sapere cosa pagare, chi devono, e quanto.
Con una fattura, tutte queste informazioni sono prontamente disponibili, rendendo le transazioni più veloci e più facili. Sono una delle poche necessità della vita lavorativa.
Diamo un'occhiata a una fattura campione, presentata da un servizio fotografico a un'azienda di abbigliamento per le riprese di prodotti, e comprendiamo tutte le informazioni che include:
Una fattura di esempio.1) La tua identità aziendale
Ciò semplifica l'identificazione della fattura e consente di presentarsi professionalmente quando si richiede un pagamento.
2) Indirizzo della tua azienda e informazioni di contatto
Ciò consente al tuo cliente di sapere dove inviare assegni e corrispondenza e dove andare per domande e feedback.
3) Titolo della fattura, numero di riferimento e data della fattura
Il titolo della fattura indica a quale progetto viene addebitato il cliente e facilita la differenziazione tra le altre fatture ricevute dalla società. Il numero di riferimento rende la fattura facile da trovare successivamente nei database del cliente e del fornitore. La data di emissione della fattura è particolarmente importante, in quanto aiuta a stabilire quando è previsto il pagamento.
4) Nome e indirizzo della società del cliente
Ciò consente al cliente di sapere a quale filiale o ufficio è indirizzata la fattura.
5) Data di scadenza del pagamento
Questa data è basata sull'accordo tra il fornitore e il cliente e consente agli esperti contabili di sapere quanto tempo deve essere pianificato il pagamento. I pagamenti sono generalmente richiesti al ricevimento della fattura, entro una settimana o entro un mese, e questo campo può rispecchiare questo.
6) Note
È possibile utilizzare questo campo per descrivere brevemente il progetto, menzionare eventuali persone di contatto presso la società cliente o includere eventuali termini relativi al progetto. In questo esempio di fattura per un servizio fotografico, le note menzionano che i file di foto digitali verranno consegnati online in vari formati adatti per la stampa e l'uso web.
7) elementi pubblicitari
È qui che è possibile presentare una suddivisione dettagliata di ciò per cui si sta fatturando il cliente e includere dettagli come la quantità di prodotti consegnabili, le spese sostenute per il progetto, le ore fatturabili o anche i pagamenti milestone per progetti con scadenze più lunghe. È importante che questi articoli siano descrittivi e disposti in modo che siano facili da leggere (in particolare l'ammontare totale dovuto), in modo che i tuoi clienti abbiano problemi minimi nell'elaborazione del pagamento.
8) Note
Questo include dettagli su come desideri ricevere i pagamenti, nonché informazioni come il tuo numero di registrazione fiscale. In alcune giurisdizioni, devi avere il numero giusto accanto all'importo dell'imposta, quindi assicurati di controllare con il tuo ufficio locale prima di progettare la tua fattura.
9) Nota di ringraziamento
Solo perché stai facendo affari non significa che devi essere clinico. Ringrazia i tuoi clienti per il loro business: basta una frase nel tuo footer della fattura!
Semplice, non è vero? Puoi mettere insieme questa fattura da zero in soli cinque minuti o accelerare le cose utilizzando un modello.
Invece di creare una fattura completa ogni volta, è molto meglio creare un modello che puoi riutilizzare semplicemente cambiando il nome del tuo cliente e compilando gli elementi pubblicitari. Iniziamo creando un nuovo documento e aggiungendo gli elementi necessari mostrati nella nostra fattura di esempio, partendo dall'alto:
Una fattura di esempio in Word.Assicurati di utilizzare una tipografia coerente e colori gratuiti e professionali nella tua fattura, in modo che sembri un documento continuo e non una disposizione casuale di elementi diversi.
Questo è tutto! Salvare questo documento come modello di fattura e copiarlo per creare nuove fatture ogni volta, modificando i dettagli necessari (nome dell'azienda cliente, titolo della fattura, data della fattura, numero di riferimento della fattura e data di scadenza del pagamento) per i nuovi progetti. Quando la tua nuova fattura è finita, salvala come PDF a sola lettura scegliendo File > Salva come e selezionando PDF nel tipo di file (Microsoft Word) o File > Scarica come > PDF (Documenti Google). Tutto ciò che rimane è di allegarlo a una e-mail cortese al tuo cliente.
Se desideri risparmiare tempo, puoi continuare a utilizzare i nostri modelli di fattura gratuiti e facili da personalizzare per Microsoft Word o Google Documenti, disponibili nella casella degli allegati in alto a destra in alto, basta modificare i dettagli necessari e sei a posto!
Ora che hai imparato a creare una fattura, puoi facilmente creare una stima, poiché utilizza lo stesso layout. L'unica differenza è che una stima include la parola "Stima" nel titolo e potrebbe avere più condizioni nella sezione Note, spiegando che i costi inclusi sono indicativi e non definitivi.
Anche se è abbastanza semplice creare una fattura utilizzando la nostra guida oi nostri modelli, puoi anche scegliere di utilizzare un'app Web per l'attività e Invoiceable è un'ottima scelta gratuita, facile da utilizzare e con un ottimo mix di funzionalità. Iscriviti, aggiungi i dettagli della tua azienda e il logo, aggiungi i dettagli del cliente e inizia a creare fatture semplicemente compilando alcuni campi che sono già predisposti per te. L'app ti consente inoltre di creare stime, convertire le stime in fatture con un solo clic, tracciare il reddito della tua azienda con grafici semplici e mantenere un database di contatti client, scaricare i PDF delle tue fatture e persino inviarli direttamente dall'app al tuo clienti.
Incorporare la fatturazione nel tuo flusso di lavoro aiuta i tuoi clienti a pagarti in tempo, a mantenere i tuoi conti puliti e in ordine e a mantenere i tuoi account, e costituisce un modo professionale per chiudere il ciclo al completamento di un progetto, ed è anche semplice, indipendentemente dal fatto che tu scelga di utilizzare un'app o i tuoi modelli personalizzati. Piuttosto che doverti preoccupare di trovare l'app di fatturazione perfetta, puoi semplicemente utilizzare un modello personalizzato attraverso i passaggi di questo tutorial, usando il word processor che già usi.
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