Share
"Stiamo senza carta!" sembra essere la dichiarazione del nostro tempo. Le banche e le compagnie telefoniche ce lo ricordano, aggiungendo allo stesso tempo una commissione extra per le dichiarazioni su carta. Le aziende pubblicano i promemoria interni sull'abbandono della carta, e probabilmente hai deciso di farlo da soli quando guardi i prezzi degli schedari per il tuo ufficio a casa.
Passare senza carta suona come una grande idea su carta, nessun gioco di parole. Ma cosa fa in realtà comportare? Quali aspetti della tua vita puoi prendere senza carta e quali strumenti hai bisogno di fare così? E quali benefici vedrai?
In questo tutorial ti mostrerò come puoi diventare reale senza carta e semplificare la tua vita nel processo. Ecco i modi in cui puoi iniziare a ridurre la quantità di carta che utilizzi e assicurati di poter trovare facilmente i documenti necessari allo stesso tempo.
Hai troppa carta? Ecco come smettere di sprecare alberi.I suoni senza carta stanno intimidendo. È una dichiarazione radicale che bandisce la carta dalla tua vita per sempre. Tranne che non devi smettere di usare completamente la carta per iniziare ad andare senza carta. È possibile ottenere la maggior parte dei vantaggi di andare senza carta mantenendo le copie cartacee dei documenti che si trovano più importanti.
Quindi cosa sta andando senza carta? In generale, si tratta semplicemente di utilizzare documenti digitali anziché documenti cartacei. Ciò potrebbe significare scansionare ogni pezzo di carta che hai, ma potrebbe semplicemente significare alcuni passi più fondamentali, alcuni dei quali probabilmente lo stai già facendo in questo momento. Ecco due semplici modi per "passare senza carta" oggi:
Oggi la maggior parte delle banche offre e-statements-versioni elettroniche dei propri estratti conto. Ciò che in precedenza avrebbe preso fogli di carta ora può essere scaricato e letto elettronicamente, di solito in formato PDF.
In passato, dovevi conservare le dichiarazioni cartacee da qualche parte, magari in uno schedario o in un cassetto. Dopo alcuni mesi o addirittura un anno intero, si finisce con un enorme pila di carta che deve andare da qualche parte. E poi, ci sono le domande inevitabili: quanto tempo conservi i documenti e alla fine non finirà per finire nella spazzatura? Sembra semplicemente inutile e dispendioso.
Invece di tutto questo, guarda come semplicemente puoi catalogare e archiviare le dichiarazioni digitali in formato PDF. Tutto quello che devi fare è scaricare l'e-statement dal sito web della tua banca e archiviarlo in una cartella sul tuo disco fisso, o eventualmente scaricarlo automaticamente nella tua casella di posta elettronica. Semplice, facile, efficiente.
Basta organizzare le tue e-statement sul tuo computer e non dovrai mai più preoccuparti della carta.Grazie alla mancanza di supporti cartacei, abbiamo un metodo molto più sostenibile per gestire informazioni come questa a lungo termine. Le tue e-dichiarazioni possono "accumularsi" per decenni sul tuo disco rigido e ti causeranno poco o nessun fastidio o frustrazione. Oh, e non dimenticare che le e-dichiarazioni sono veramente facile da cercare anche. Puoi sfruttare la funzionalità di ricerca integrata del tuo computer, aiutandoti a indirizzare rapidamente le singole affermazioni. Scommetto che è più facile che cercare nel tuo schedario.
Mentre le e-statement da sole sono un risparmio eccezionale, combinale con i pagamenti delle bollette online e stai davvero iniziando a non avere carta. Invece di ricevere una legione di fatture cartacee per posta ogni mese, gli estratti conto elettronici arrivano nella tua casella di posta elettronica e solitamente sono pagabili direttamente dal sito web della tua banca. La registrazione per il pagamento delle fatture online ti aiuta a eliminare un'altra pila di carta dalla tua vita.
Insieme alle fatture elettroniche, hai probabilmente eliminato gli assegni, un altro uso della carta, dalla tua routine mensile? Invece di scrivere un assegno per ogni fattura, puoi semplicemente pagare le bollette online dopo aver ricevuto una dichiarazione via email, e non sono più necessari due pezzi di carta e le buste che li accompagnano. La prossima volta che hai bisogno di qualcuno che ti paghi, magari in una vendita di garage o nella tua piccola azienda, puoi impedire loro di utilizzare la carta accettando i pagamenti con carta di credito con Square e persino inviarli via e-mail con la ricevuta anziché stamparla.
Non è solo nel campo bancario che si stanno già facendo progressi senza carta. Guarda la popolarità degli eBook. L'ampia gamma di dispositivi Kindle di Amazon, Nook di Barnes and Noble e persino l'iPad di Apple con la sua vasta gamma di app erettanti sono stati tutti dei successi nel prendere il mainstream degli eBook. Nella maggior parte dei casi, gli eBook sono più convenienti e convenienti delle loro controparti cartacee. Puoi portare con te tutti i libri della Best Seller's List di New York Times senza spaccarti la schiena, e puoi cercare tra i libri per trovare quel passaggio che volevi citare: entrambi i vantaggi di risparmiare spazio e tempo di ricerca che troverai come principale vantaggio di andare senza carta in alcun modo.
La lettura è un'area in cui potresti essere già andato inavvertitamente senza carta. Ricevi ancora un quotidiano alla tua porta ogni mattina o leggi le notizie online? Ricevi ancora riviste per posta o ti iscrivi a loro tramite le app che leggi su un tablet? Oppure i blog, Twitter, Pintrest e altri equivalenti online hanno preso il posto delle riviste nella tua vita? E i fumetti? Se sei un fan dei fan, puoi sempre volere i fumetti di carta per mantenere intatta la tua collezione. Ma ora sia i fumetti tradizionali che quelli indie possono essere letti digitalmente. Tutto ciò che abbiamo usato per leggere su carta ora è più facile da leggere su uno schermo.
La transizione verso un mondo senza carta sta accadendo senza che nemmeno noi proviamo, a quanto pare.
Passare senza carta non deve essere spaventoso. Ma come dice il proverbio, "la conoscenza è potere". Quindi, per darti il potere di andare senza carta, ecco i termini che troverai più spesso menzionati quando non hai carta, e cosa significano per te:
A prima vista dobbiamo discutere di file PDF. Stanno andando a venire ancora e ancora. Molti degli strumenti progettati per aiutare uno stile di vita senza carta parleranno della gestione e della manipolazione dei file PDF. Quindi, cosa sono?
PDF sta per Formato di documento portatile. PDF, come formato di file, è stato progettato per essere utilizzato indipendentemente da qualsiasi hardware, software o sistema operativo. È autonomo. Tutto il necessario per visualizzare il contenuto del PDF è incorporato al suo interno, inclusi testo, caratteri e grafica. Il risultato finale è la cosa più vicina a una rappresentazione digitale di un documento cartaceo precedente. Per i documenti in cui il layout di pagina è particolarmente importante, PDF è il modo migliore per andare.
I file PDF sono uno standard aperto e sono supportati da molte app già in uso, da Microsoft Office e le app iWork di Apple all'app predefinita dello scanner. Adobe Acrobat è l'app più conosciuta per la creazione e la lettura di PDF, ma è lontana dall'unica app che legge i PDF. In generale, quasi tutti i dispositivi informatici dovrebbero essere in grado di visualizzare un PDF e i file PDF avranno sempre lo stesso aspetto, indipendentemente da dove li si visualizzi. Ciò rende il PDF esattamente come doveva essere: un formato di documento veramente portatile.
Questa è un'altra cosa che sembra complicata e costosa, ma in realtà non lo è affatto. Nella sua forma più semplice, un archivio digitale è qualcosa che hai già: un sistema che ti consente di archiviare file digitali all'interno di cartelle digitali. Ogni sistema operativo moderno ha questo built-in, è spesso chiamato un file system. Probabilmente lo hai già usato senza pensarci prima in questo contesto.
Ricorda, i nostri strumenti digitali di oggi sono modellati sulla base delle loro controparti analogiche di ieri. È possibile utilizzare il file system del computer nello stesso modo in cui si utilizzano i cabinet di file fisici: per archiviare i file digitali all'interno delle cartelle digitali. Questo è dove i file PDF sono davvero utili. Naturalmente non si è limitati a memorizzare solo i file PDF in queste cartelle digitali. È un computer, che fa leva su quello. È possibile memorizzare file di immagini, file audio e persino file video nelle stesse cartelle dei documenti PDF. Difficile farlo con uno schedario, non è vero??
Se il pensiero di compilare il tuo archivio digitale è ancora intimidatorio, dai un'occhiata ad alcuni degli altri articoli qui su Computertuts +. Ti aiuteranno a capire come gestire i file su un Mac e come ottenere il massimo dall'uso di Finder.
Come "PDF", OCR è un acronimo su cui si basa il regno senza carta. Lo vedrai negli elenchi di funzionalità, lo troverai incoraggiato in tutorial come questo. Ma cos'è? OCR sta per Riconoscimento ottico dei caratteri. È un tipo di software che consente al computer di "leggere" di stampare documenti e convertirli in testo di computer. Invece di pixel statici, i documenti scansionati possono diventare testo di computer modificabile e ricercabile. Questo espande davvero l'utilità e la flessibilità del tuo sistema senza carta. Significa che qualsiasi documento cartaceo importante abbia già, può avere un futuro digitale.
Se vuoi saperne di più sul software OCR e farlo funzionare per te, controlla le nostre migliori app per i documenti OCR e il tutorial complementare sull'uso del nuovo scanner Doxie e della sua app per le tue esigenze OCR.
Questi termini vengono spesso considerati come vantaggi chiave quando si sostituiscono soluzioni cartacee con quelli digitali, ma ognuna di queste caratteristiche può essere un po 'confusa senza una corretta introduzione. "Collaborazione", "condivisione", anche "sincronizzazione" significano cose simili. Stanno evidenziando la flessibilità dei file digitali rispetto alle loro controparti cartacee.
Quando qualcosa è collaborativo significa che più di una persona può modificarlo, spesso allo stesso tempo. Una funzionalità come questa è particolarmente utile in ambienti di ufficio in cui più di un dipendente ha bisogno di modificare lo stesso documento o set di documenti. compartecipazione è simile, ma di solito non include le funzionalità di modifica in tempo reale del software collaborativo. Quando è possibile condividere un documento, si ottiene semplicemente la portabilità del documento e il software che include funzionalità di condivisione aiuta a rendere più semplici i documenti e i documenti in movimento. Quando qualcosa include sincronizzazione anche se ciò significa che la portabilità del documento avviene automaticamente. File e documenti vengono copiati automaticamente in una destinazione diversa. Quella destinazione può essere da qualche altra parte sul tuo computer o potrebbe essere interamente su un altro computer. Potrebbe anche essere su un server da qualche parte accessibile tramite Internet.
Ad esempio, quando modifichi un documento contemporaneamente con qualcun altro in Google Documenti, lo è collaborativo. Inviare loro via email il file in modo che possano vederli o modificarli autonomamente compartecipazione. E salvare il file in una cartella condivisa in Dropbox sincronizzazione poiché il file verrà salvato automaticamente su tutti i dispositivi che ciascuno di voi utilizza.
Collaborare, sincronizzare e condividere i tuoi documenti, oltre a poterli cercare e archiviarli facilmente senza dover acquistare un nuovo schedario, sono tutti dei grandi vantaggi nell'iniziare la carta. Ma è davvero solo la punta dell'iceberg.
C'è anche il vantaggio ambientale di non abbattere gli alberi, anche se i computer e gli e-waste non sono la migliore controparte di ciò. Per lo meno, c'è il risparmio di spazio nel tuo ufficio, e il risparmio sui costi di non dover stampare tutto, dal momento che avresti già un computer. Quindi, c'è il vantaggio di poter eseguire il backup di tutti i tuoi documenti facilmente e automaticamente, qualcosa che non sarebbe mai possibile con i documenti cartacei a meno che non si facciano fotocopie di tutti i documenti che si hanno.
E, forse, il miglior vantaggio è che per non usare carta, in realtà non è necessario smettere di usare carta al 100%. È possibile iniziare a utilizzare le e-statement, gli e-book e le copie PDF scannerizzate dei documenti legacy conservando le copie cartacee più importanti per le quali non ci si sente a proprio agio. Una volta che ti sarai abituato a trovare facilmente qualsiasi documento cartaceo e a cercarlo sul tuo computer, lo troverai rapidamente volere per smettere di tenere tutto su carta.
Ti ho dato una spiegazione di cosa significa "andare senza carta", ti ha illustrato le tecnologie utilizzate per diventare senza carta, ti ha mostrato alcuni semplici modi per iniziare e ti ha fornito alcuni dei vantaggi di una carta senza carta. Ora tocca a te. Fai il primo passo e, mentre stai preparando le tasse quest'anno e riempiendo i documenti dell'anno scorso, prova a iniziare a prendere alcuni dei tuoi documenti senza carta. A questo punto l'anno prossimo, il desiderio di conservare copie cartacee di tutto sarà un lontano ricordo.
Quindi, per ottenere di più dal tuo nuovo stile di vita senza carta, dai un'occhiata agli altri tutorial di Tuts + che ti aiuteranno a diventare senza carta:
risorse
Graphic Credit: icona senza carta progettata da Baruch Moskovits del progetto Noun.
Accentsconagua